El Alcance del proyecto forma parte del Triángulo de Hierro o Triple Restricción. Es el primer y principal elemento del cual se derivarán los otros dos elementos de dicho Triángulo o de la Triple Restricción. Del Alcance se derivan el Tiempo y el Costo del proyecto, elementos tales que forman parte del Triángulo de Hierro o Triple Restricción.

En éste artículo abordaremos los siguientes aspectos:

• ¿Qué es el Alcance del Proyecto?
• ¿Qué es el enunciado del Alcance del proyecto?
• Esquema del enunciado del Alcance del proyecto
• Mejores prácticas para crear un Enunciado del Alcance del Proyecto exitosa
• Diferencia entre el Enunciado del Alcance, y el Alcance del Trabajo
• Diferencia entre el Enunciado del Alcance, y Gestión del Alcance

1.1 ¿QUÉ ES EL ALCANCE DEL PROYECTO?

En su definición, el Alcance del proyecto es el objetivo que deseamos lograr, antes de desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto. Es el conjunto o suma de todas las actividades del proyecto, es el límite en el que existe el proyecto.

Para definir o determinar el alcance, deberá incluir entre otras cosas, los objetivos del proyecto, la EDT (WBS), el diccionario de la EDT, los requisitos, etc.

Una vez definido el Alcance del Proyecto, se comienza a crear el Enunciado del Alcance.

1.2 ¿QUÉ ES EL ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO?

El Enunciado del Alcance del Proyecto, es el documento que define todos los elementos del Alcance del Proyecto. Incluye los Supuestos del Proyecto, los Requisitos del Proyecto, y los Criterios de aceptación.

1.2.1 Importancia del Enunciado del Alcance del Proyecto

El Enunciado del Alcance del proyecto, será la herramienta principal que ayudará a los interesados y miembros del equipo, a realizar consultas, a utilizarlo como una guía de medición precisa del proyecto. El Enunciado del Alcance, forma parte del Plan de Gestión del Alcance, un plan adjunto del Plan para la Dirección del Proyecto.

1.3 ESQUEMA DEL ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Contar con un esquema para elaborar el Enunciado del Alcance del Proyecto, es una valiosa forma de actuar de la mejor manera ante un futuro incierto, y obtener el mejor resultado posible. Los aspectos abordados en el Enunciado, proporciona una ventaja inicial para un proyecto exitoso.

Un esquema para escribir el Enunciado del Alcance del Proyecto, debe responder a Quién o Quiénes, Qué, Cuándo, Dónde, y Por qué. Además, debe abordar éstos siete aspectos:

1.3.1 Metas y Objetivos del proyecto

Las Metas y Objetivos del proyecto, son los que definen el propósito de un proyecto. Los objetivos, son los pasos que nos llevan a lograr las Metas del proyecto. Las Metas son más amplias. Tanto las Metas como los Objetivos, se incluyen o documentan en el Acta de Constitución del proyecto. El Enunciado del Alcance del proyecto, debe comenzar explicando las Metas y Objetivos del proyecto.

1.3.2 Requisitos del proyecto

Los directores de proyecto y los interesados, deben lograr un acuerdo sobre el Alcance del proyecto y otros requisitos del proyecto, como los beneficios del proyecto, los costos, el riesgo, la calidad esperada, y demás.

1.3.3 Descripción del alcance del Proyecto

Este es el paso más importante, puesto que en esta parte se definirá el Alcance del proyecto, que consiste en todo el trabajo necesario a realizar para completar el proyecto.

1.3.3.1 Pasos para definir el alcance del proyecto

1. Utilizar una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT/WBS) que permitan visualizar todas las tareas, entregables y los hitos del proyecto.
2. Enumerar lo que está dentro del alcance del proyecto y lo que está fuera del alcance. Lo que no está incluido en el alcance del proyecto se conoce como exclusiones del proyecto.
3. Identificar las restricciones del proyecto, que constituyen todas las limitaciones o restricciones como el tiempo y el costo.
4. Crear una Línea Base del Alcance que le permita comparar el progreso real con el alance planificado del proyecto.
5. Las exclusiones y restricciones del proyecto son la guía que indica los límites para que exista el proyecto. También permiten gestionar las expectativas y los aportes de los interesados, y proporcionan algunas limitaciones a los miembros del equipo que les permite utilizar la creatividad para trabajar.

1.3.4 Exclusiones del proyecto

Es imperativo e importante, enumerar lo que el proyecto no incluye, lo que no es parte del proyecto. Por ejemplo:

1. La transición de un sistema que se ha planificado para un proyecto posterior, y que de forma premeditada y conveniente, no está incluido en este proyecto actual.
2. Acceso restringido de clientes a las aplicaciones de banca en línea según los productos administrados por el banco.

1.3.5 Restricciones del proyecto

Las restricciones del proyecto suelen las tres limitaciones principales que conforman el triángulo de hierro, el Alcance, el Tiempo y el Costo. Bien manejadas estas restricciones, resultarán menos dolores de cabeza para el director del proyecto, porque un cambio en cualquiera de uno de los elementos, suele afectar a cualquiera de los otros dos.

En cualquier momento en el proyecto, pueden surgir otras restricciones adicionales como el riesgo, los recursos, los métodos, el cliente, etc. Por tal razón, se deben enumerar todas las limitaciones previstas en el proyecto, lo que permitirá preparar soluciones a implementar cuando sea necesario.

1.3.6 Supuestos del proyecto

Es importante enumerar los Supuestos, porque proporcionan una rápida idea para identificar los mayores factores de riesgo. Los Supuestos o Suposiciones del proyecto, terminan siendo limitaciones como el Alcance, el Tiempo y el costo. 

1.3.7 Entregables del proyecto

Enumerar los entregables del proyecto que deben producirse para cumplir con los objetivos.

Para gestionar el Alcance, el software Microsoft Project nos proporciona la posibilidad de hacer diagramas de Gantt para organizar, priorizar y vincular las dependencias regulares y agregar los hitos.

Usando la ruta crítica, Microsoft Project permite comparar el progreso real con lo planificado.

1.4 Mejores prácticas para crear un Enunciado del Alcance del Proyecto exitosa

Tenga en consideración lo siguiente, mientras elabora el Enunciado del Alcance del Proyecto

Evitar el uso de lenguaje difícil de asimilar. Tenga presente que hablará con distintas personas de áreas y especializaciones diferentes. Entre más claro y consistente el lenguaje, mejor comprensión y creación del Enunciado del Alcance del Proyecto.

Ser breve, con base en que el Enunciado del Alcance del Proyecto es un documento que procura la aceptación de los interesados. Por ello, debe revisar cuidadosamente el Enunciado del Alcance del Proyecto, antes de su finalización. Tenga presente que será una guía de referencia rápida durante el ciclo de vida del proyecto. Manténgalo sencillo y simple, y el lenguaje elaborado o castizo, empléelo para el completo Plan de Dirección del Proyecto.

Alejar las declaraciones radicales que comprometan en exceso los recursos en el proyecto, aún antes de que dé inicio el proyecto.

El Enunciado debe responder a las siguientes preguntas:

¿Cuáles son los beneficios comerciales a largo plazo?

¿Qué es lo novedoso que aportará al Cliente?

¿La solución que oferta el proyecto, es la mejor que las que el mercado actual ofrece?

1.5 Diferencia entre el Alcance del Proyecto y el Alcance del Trabajo

Generalmente, el Enunciado del Alcance del Proyecto, suele confundirse con el Alcance del Trabajo. Aunque parecen similares, son diferentes, y éstas son las principales diferencias:

El ámbito de trabajo, es un acuerdo de trabajo entre la organización ejecutora y el cliente, que detalla el trabajo a realizar. Este trabajo, entre otros, incluye:

1. Entregables, Productos o Resultados.
2. Línea de Tiempo del proyecto
3. Hitos del Proyecto
4. Informes de desempeño del progreso del proyecto

El Alcance del Trabajo suele tomar mucho tiempo para escribirlo, pero describe al proyecto en sí, más no constituye el Plan a seguir. Por su parte, El Enunciado del Alcance del Proyecto, cumple la función de detallar y trazar de forma exacta, qué se espera con el Plan de Dirección del Proyecto y qué se espera del Proyecto en sí.

1.6 Diferencia entre el Enunciado del Alcance del Proyecto y el Plan de Gestión del Alcance del Proyecto

A pesar de sonar similares, y el resultado del proyecto pueda ser similar, el Enunciado del Alcance del Proyecto es muy diferente al Plan de Gestión del Alcance del Proyecto.

El Plan de Gestión del Alcance del Proyecto, se deriva del Enunciado del Alcance del Proyecto. El Plan mismo, detalla el proceso para gestionar el Alcance desde el principio hasta el final del ciclo de vida del proyecto. También, el Plan de Gestión del Alcance, ayuda a definir el trabajo que será realizado durante todo el proyecto, y controla y monitorea los procesos de dicho Plan. Además, documenta y realiza el seguimiento de las fases del proyecto a fin de evitar el avance del alcance. Por otro lado, durante el proceso de cierre del proyecto, el Plan de Gestión ayuda con el cierre del proyecto, incluida una auditoría de los entregables y la evaluación del resultado del proyecto que conlleva al éxito del proyecto.

Una herramienta como Microsoft Project, ayudan a optimizar el tiempo y la energía, mediante el uso del diagrama de Gantt para crear una EDT/WBS para visualizar los entregables y completar las actividades necesarias antes de finalizar la creación del Enunciado del Alcance del Proyecto.

CONCLUSIÓN

Recuerde que el Enunciado del Alcance del Proyecto, que se deriva del Acta de Constitución, conllevará a crear el Plan de Gestión del Alcance del proyecto. Entre más se adapte a un esquema de elaboración, obtendrá un Enunciado simple, consistente y claro con el aporte directo de información de los interesados y los miembros del equipo. Así, las comunicaciones respecto a las actividades del proyecto, se mantendrán organizadas y precisas.

El Alcance del Trabajo suele tomar mucho tiempo para escribirlo, pero describe al proyecto en sí, más no constituye el Plan a seguir. Por su parte, El Enunciado del Alcance del Proyecto, cumple la función de detallar y trazar de forma exacta, qué se espera con el Plan de Dirección del Proyecto y qué se espera del Proyecto en sí.

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Ing. Msc. Ruth Marina López Pérez

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