Datos de desempeño (Work Performance Data): Son las observaciones y mediciones recabadas durante el curso de la ejecución del proyecto.
Ejemplo: Mediciones de trabajo físico completado, mediciones técnicas de calidad, fechas de inicio y fin real de las actividades, número de solicitudes de cambios, número de defectos, costos reales, duraciones reales,
Información de desempeño (Work Performance Information): Es la información de desempeño que es elaborada por los diferentes procesos de monitoreo y control, analizados en su contexto e integrados con los datos entre áreas de conocimiento.
Ejemplos:
Estatus de los entregables.
Estatus de implementación de las solicitudes de Cambio.
Proyecciones y estimados sobre la fecha fin del proyecto.
Reportes de desempeño o Informes de Desempeño del Trabajo (Work Performance Reports): Es la representación física o electrónica de la información de desempeño, compilada en documentos de proyecto. Su finalidad, es ser revisada para que a partir de ellas se levanten problemas o incidentes (issues), alertas y se tomen decisiones.
Ejemplos: Reportes de estatus o estado. Memos. Justificaciones. Tableros electrónicos (Dashboards). Recomendaciones.
- Tipos de Informes:
Informe sobre la situación presente, reporte de Estado: Este informe describe como se encuentra actualmente el proyecto en relación con la línea base de medición del desempeño.
Informe de Progreso: Este informe describe lo que se ha logrado.
Informe de Tendencia: Este informe examina los resultados del proyecto en el tiempo para ver si el desempeño se va mejorando o empeorando.
Informe de pronóstico: Este informe predice el estado del proyecto y el desempeño futuro.
Reporte de Variación: Un informe variación compara los resultados actuales con respecto a la líneas de base.
Informe del valor ganado: El informe de valor ganado integra el alcance, las medidas de costo y cronograma para evaluar el desempeño del proyecto, utilizando los términos descritos en el capítulo de Gestión de Costos (es decir, PV, EV, AC, etc).
Informe de Lecciones aprendidas: Es un informe de documentación sobre el desempeño se utilizan como lecciones aprendidas para proyectos futuros.
Así el proceso de gestionar las comunicaciones se traducirá en estos diversos informes de proyecto, así como otras formas de comunicación. También puede haber cambios a los documentos del proyecto, los planes para gestionar los proyectos, procesos de la organización y los activos tales como: los registros y las lecciones aprendidas del proyecto.
- Curva S
La curva de avance o curva “S”, representa en un proyecto el avance real respecto al planificado en un periodo acumulado hasta la fecha. … Esta curva indica que porcentaje de avance físico de trabajo es más bajo al inicio y al final del proyecto.
En términos de gestión de proyectos, una curva S es un gráfico matemático que representa datos acumulativos relevantes para un proyecto o sea es un diagrama de frecuencia acumulado y se puede utilizar los índices de progreso en tiempo, físico, físico financiero, los costos, horas hombres todo en relación con el tiempo.
La razón por la que se llama curva S es porque la forma del gráfico generalmente forma una «S» amplia y poco pronunciada. (No obstante, la forma depende del tipo de proyecto, por lo que son posibles otras formaciones).
En gestión de proyectos, se usa normalmente una curva S para hacer un seguimiento del progreso de un proyecto. En el vertiginoso clima empresarial actual, garantizar que un proyecto no se salga del cronograma y el presupuesto es fundamental para su éxito.
Pero el análisis de la curva S, generalmente se limita a definir la diferencia entre el valor planificado o esperado y el real, pero el análisis no queda ahí, tenemos que hacer un lookahead o sea mirar adelante, mirar hacia el futuro y acercarnos más a la visión para poder establecer una estrategia de implementación para el siguiente periodo y no permitir más desviación de la curva real, algunas empresas establecen que el umbral de desviación que permiten en un corte o fecha de actualización es el -15%, Si pasamos de este umbral hay que re planificar, pero todo depende de cada circunstancia, la cual debe ser analizada hacia adelante y hacia atrás.
Así que tenemos que aplicar las técnicas de last planner como le llaman ahora, pero que desde hace mucho tiempo se aplican y es simplemente optimizar la programación para ese periodo, considerando todas las restricciones posibles que impedirían que se ejecute la actividad y planificando ejecutar aquellas actividades que realmente se pueden realizar.
Así que tenemos que ir a la planificación y hacer ajustes a la mismas con el objeto de asegurar una planificación en el periodo que logre recuperar la curva real y para eso hay que hacer una planificación bien consensuada con los actores y de ser posible impulsar un Kanban, que asegure después de haber analizados las restricciones y cuellos de botella como serán resueltos, para que hagamos una planificación que realmente se realice y que no quede nada pendiente y se logre superar lo planificado.
En este análisis se toma la programación y se analizan las actividades que realmente se pueden realizar en este periodo de tiempo y nos aseguramos que se cuente con los recursos humanos, materiales, equipos, permisos, logística necesaria, en fin, asegurar todo para que realmente se ejecute lo planificado y alcanzar la meta de superar la curva planificada. Si hay que aplicar la ejecución de actividades en paralelo, fast track o comprimir la red, ha y que hacerlo con tal de superar el desempeño esperado y superar esa brecha, en el periodo siguiente.
- Curva S de Costos o Curva Económica:
Será aquella en la que se controlan los costos totales, directos e indirectos, montos, de los materiales, la mano de obra, los equipos y los subcontratos.
- La curva S en horas-hombre:
Es la que se emplea para programar y reprogramar la obra en el plazo previsto.
- Curva S de Desarrollo Tecnológico:
2.8 Método del Valor Ganado:
En primer lugar, piensa en esto:
¿Qué valor tendría saber cómo va realmente su proyecto?
¿Podrías dormir mejor por la noche?
¿Sería capaz de pasar el tiempo de manera más productiva en vez de estar con preocupaciones?
El valor ganado se utiliza en las revisiones de desempeño para medir el desempeño del proyecto contra la línea base del alcance, el cronograma y costo. Tenga en cuenta que la técnica del valor ganado utiliza una combinación de éstas tres líneas de base, conocida como la línea de base de medición del desempeño.
Las mediciones resultantes de un análisis del valor ganado del proyecto indicarán si existe alguna desviación potencial de las líneas bases del alcance, cronograma, y de costos (la medición de línea de base de rendimiento).
Muchos gerentes de proyecto gestionan el rendimiento de su proyecto mediante la comparación de los datos planificados contra los resultados reales.
Con este método, sin embargo, usted podría estar fácilmente bien en el tiempo, pero gastar de más de acuerdo a su plan.
El uso de la medición del valor ganado es mucho mejor, porque integra el costo, el tiempo y el trabajo realizado (o alcance) y se puede utilizar para predecir el rendimiento futuro, las fechas y costos de terminación.
Un Gerente de Proyecto utilizando la información de rendimiento de trabajo a través del análisis del valor ganado, puede crear informes, incluyendo las previsiones de costos y otras comunicaciones relacionadas con el progreso del proyecto.
Las mediciones del valor ganado también pueden dar lugar a peticiones de cambio en el proyecto.
Presupuesto de Costos del Trabajo Ejecutado ( BCWP=CPTR=EV) Valor Acumulado o Ganado, producido , el avaluó.
Presupuesto de Costos del trabajo programado ( BCWS -=CPTP=PV)
Costo Real del Trabajo Ejecutado (ACWS -=CRTR=AC), contabilidad
Variación Programación: SV=BCWP-BCWS (negative $=problemas)=EV-PV
Variación de Costos: CV=BCWP-ACWP (negative $=problemas)=EV-AC
Índice de productividad por programación: SPI=BCWP/BCWS (<1=problemas)
Índice de productividad por costo: CPI=BCWP/ACWP (<1=problemas)
- Conclusiones y Recomendaciones
- Hay que diferenciar bien que es un dato de desempeño, información de desempeño, reporte o informe de desempeño, línea base de medición de desempeño, línea base de desempeño del alcance, línea base de desempeño del cronograma y línea base de costo.
- Hay varios tipos de reporte o informes: Informe de Avance, Informe de estado, informe de progreso, informe de tendencia, informe de pronóstico, informe de variación, informe del valor ganado, informe de lecciones aprendidas.
- Hay varios tipos de Curva S y podemos hablar de la curva S de % progreso físico financiero, % Avance en Tiempo o duración, % progreso físico, costos o económicas o valor ganado, horas-hombres, tecnológicas, para controlar materiales como el cemento, o las horas utilización de equipos etc.
- Que para analizar la curva S del progreso físico financiero se debe no solo comparar los dos puntos, el planficado y el real, sino que debe hacer una mirada hacia adelante o look head para hacer un mejor análisis de la curva y poder ajustar la programación, utilizando las técnicas de last planner de Lean Construction, de esa forma el análisis es más completo y podemos superar las desviaciones.
- Como asignación de trabajo para practicar el uso de la curva S, los participantes tendrán que tomar un proyecto y hacer la curva S de horas hombres, la curva S de tiempo o duración, la curva S de progreso físico financiero. Es importante que practiquen hacer estas curvas con Excel y Project.
- Cuando se aborde el valor ganado el trabajo consistirá en elaborar las curva S de costo del valor ganado. Es importante practicar hacerlas con Excel y Project.