¿Cuán útil sería el presupuesto de su hogar si solo hiciera un seguimiento de sus gastos más grandes y predecibles, como su hipoteca o alquiler, facturas de servicios públicos, comestibles y pagos del automóvil? Resulta que las descargas de iTunes, las compras de Amazon y los gastos de Starbucks tienden a acumularse.

¿Qué tan exitosa sería una dieta si solo siguiera las buenas prácticas de salud durante las comidas designadas? (Sí, entiendo que esta es una pregunta cruel durante la temporada de especias de calabaza).

Asimismo, ¿qué tan efectivo puede ser tu equipo de trabajo si gestionas bien tus proyectos pero no el resto de tu trabajo?

El problema con las soluciones de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos hace exactamente lo que implica la etiqueta: le ayuda a gestionar proyectos. Está diseñado para iniciativas que tienen objetivos definidos, puntos de inicio y finalización claros y roles de participantes distintos. Como tal, no tiene en cuenta fácilmente los proyectos ad-hoc, las asignaciones únicas, el trabajo en curso, las iniciativas multifuncionales y todas las demás tareas diarias que caracterizan el trabajo en la era moderna.

¿Por qué es esto un problema? Porque la mayor parte del trabajo que hacemos cae en ese segundo cubo indefinido. Nuestra encuesta sobre el estado del trabajo más reciente reveló que los trabajadores del conocimiento de hoy dedican solo el 40% de su tiempo a sus tareas principales, lo que a menudo se define como trabajo en proyectos.

Pasamos mucho más tiempo respondiendo correos electrónicos, completando tareas administrativas, asistiendo a reuniones y haciendo malabares con tareas puntuales del que dedicamos a realizar el trabajo para el que nos contrataron. Sí, las soluciones de gestión de proyectos son excelentes para ayudarnos con el 40% de nuestro trabajo, pero ¿qué pasa con todo lo demás?

Las plataformas de gestión del trabajo están diseñadas para abarcar todo el trabajo empresarial, tanto basado en proyectos como ad-hoc. Proporcionan un espacio centralizado para colaborar, comunicarse, compartir y almacenar documentos, revisar y aprobar el trabajo de otros, organizar y asignar proyectos, asignar recursos y la lista continúa. Si no tiene claro en qué se diferencia de las soluciones de gestión de proyectos, considere estas definiciones de Gartner:

La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto.

La gestión del trabajo es un conjunto de productos y servicios de software que aplican la estructura del flujo de trabajo al movimiento de información, así como a la interacción de los procesos de negocio y los procesos de los trabajadores humanos que generan la información. La gestión del trabajo agiliza y transforma los procesos comerciales cruciales y, por lo tanto, puede mejorar los resultados y el rendimiento.

Cuando nuestra encuesta sobre el estado del trabajo preguntó a los trabajadores del conocimiento si actualmente están usando algo que se parezca a una solución de gestión del trabajo, el 23% dijo que sí y otro 51% dijo que le gustaría. Hace unos años, una colega mía se habría incluido en ese segundo grupo.

Cómo se ve el trabajo sin la gestión del trabajo

Tengo un colega que anteriormente trabajó para una pequeña empresa sin espacio en la oficina central; todos los empleados trabajaban desde sus hogares. Si bien no quería revelar el nombre de la empresa o sus propietarios, mencionó con exasperación la cantidad de sistemas de seguimiento diferentes que usaban para lograr los objetivos del equipo:

Una hoja de cálculo masiva de Google para rastrear los detalles del producto y los datos de ventas
Una página web personalizada para realizar un seguimiento de proyectos individuales hasta su finalización
Varios formularios e informes aislados enterrados en el back-end del sitio web
Documentos de Google compartidos para capturar decisiones, notas de reuniones y planes de proyectos
Trello para rastrear el progreso de un proyecto individual masivo: un rediseño del sitio web de un año
Una página web personalizada para rastrear los resultados de las reuniones post-mortem
Correo electrónico para enviar y recibir asignaciones
Diagramas de flujo de trabajo integrados en Microsoft Word para capturar procesos y procedimientos
Mi colega no es un gerente de proyectos capacitado; ella es escritora de marketing. Pero podía ver los defectos obvios en el uso de tantos sistemas diferentes para rastrear el mismo trabajo. No solo se requería un gran esfuerzo manual para mantener todo actualizado, los datos también se estaban duplicando en varios sistemas diferentes, y los detalles clave se perdían constantemente. Si tenía alguna pregunta, tenía que consultar cinco sistemas diferentes para encontrar la información que necesitaba.

Es importante señalar que los proyectos individuales que sirvieron como pan y mantequilla de la empresa se desarrollaron con relativa suavidad. Eran profesionales en la gestión de proyectos. Pero todo lo demás fue un desastre.

En un momento, mi colega intentó que la empresa incorporará una solución de gestión del trabajo, aunque no lo habría conocido por esa etiqueta en ese momento. Pudo hacer que los propietarios participaran en conferencias telefónicas con un par de representantes de software diferentes, pero se sentían demasiado cómodos con sus sistemas y procesos con parches para considerar dar un paso hacia el siglo XXI.

Desde entonces, esa empresa se ha cerrado, y su redactora de marketing ahora trabaja para Workfront, donde no tiene las mismas quejas. (No somos perfectos, pero predicamos con el ejemplo cuando se trata de administrar nuestro trabajo con herramientas de administración del trabajo de vanguardia).

Los invitamos a nuestro curso, este próximo sábado 11 de septiembre a las 8am donde estaremos abordando todos estos temas de la mano de Office 365: To DO, Planner, Team y Microsoft Project, 16 horas curso - primer nivel... camino a la certificación Microsoft Project Expert (MPE)

Fuente: https://www.workfront.com/blog/project-management-vs-work-management