Por experiencia propia, la comprensión de los documentos Caso de Negocio y Plan de Negocios, tiende a causar confusión. Esta confusión se resuelve identificando al Caso de Negocio, como el problema que debe resolverse, o situación que debe ser cambiada. En cambio, el Plan de Negocios, es el documento que describe cómo estructurar o iniciar un negocio y crear una empresa.

Dicho lo anterior, el Plan de Negocios, no debe confundirse con el Plan para la Dirección del Proyecto. La relación existente es que el Caso de Negocio, no forma parte de los documentos del proyecto, y es una Entrada en muchos de los procesos críticos de la dirección de proyectos, a saber: Elaborar el Acta de Constitución, elaborar el Plan de Gestión del Alcance, elaborar el Plan de Gestión del Cronograma, etc.

DEFINICIÓN DE CASO DE NEGOCIO

La Guía PMBOK sexta edición, define el Caso de Negocio como “Un estudio de viabilidad económica documentado, utilizado para establecer la validez de los beneficios de un componente seleccionado que carece de una definición suficiente y que se usa como base para la autorización de otras actividades de dirección de proyectos”.

¡Vaya definición! Recuerdo que al prepararme para rendir el examen PMP, me resonaba la expresión de Miguel de Cervantes Saavedra para describir la grandilocuencia de don Alonso Quijano o don Quijote. Al respecto escribió: “…habría que resucitar al mismísimo Aristóteles para entender”. Basta decir que el Caso de Negocio es “La justificación para invertir en un proyecto”.

El concepto lo hace más sencillo Rita Mulcahy’s en la novena edición del libro “Preparación para el Examen PMP”, la cual resumiré así: El Caso de Negocio forma parte de los documentos de negocios del proyecto. Describe la justificación del proyecto, qué impulsó la iniciativa. Explica por qué fue seleccionado el proyecto, cómo se ajusta a los objetivos estratégicos de la organización y cómo generará Valor de Negocio para la organización.

El Caso de Negocio no forma parte de los Documentos del Proyecto, puesto que al igual que el Plan de Gestión de Beneficios, es originado fuera del proyecto. Es decir, antes de iniciar el proyecto.

En palabras sencillas, el Caso de Negocio, es el documento que contiene el problema o situación a resolver o cambiar.  El documento se hace en base a un diagnóstico previo sobre el problema. El Caso de Negocio representa la base estructural del proyecto. El mismo, debe detallar las soluciones importantes para implementar y resolver el problema. También debe reflejar las opciones a los interesados que tomarán las decisiones.

El documento final del Caso de Negocio, debe ser convincente, claro y simple, no debe reflejar vocablos propios de la industria o sector específico. El contenido visual debe ser relevante, no deben ser meros adornos. Puede presentarse en forma impresa, o en forma oral con la ayuda de una herramienta para elaborar presentaciones ante los interesados encargados de tomar decisiones.

DEFINICIÓN DE PLAN DE NEGOCIOS

El Plan de Negocios es una guía para construir una empresa. Contiene los pasos para alcanzar las metas, describe el negocio y sus relaciones con objetivos, estrategias, procesos, recursos humanos y financieros que requiere formar la empresa o negocio y la rentabilidad que se espera. Es útil para obtener apoyo de inversionistas e instituciones financieras para invertir en aquello que necesitamos crear. El Plan de Negocios, requiere previamente el documento que contiene el Caso de Negocio.

Ejemplo de un Caso de Negocio.

Enunciado resumen del problema:

El Gobierno de Nicaragua está interesado en instalar medidores del consumo de energía eléctrica en los barrios, que eviten la sustracción ilegal de energía eléctrica, a fin de reducir la sobrecarga en los transformadores, y, además, eliminar las pérdidas anuales de dinero por la falta de pago de los habitantes de dichos barrios.

Soluciones propuestas:

• Comprar medidores modernos que impidan ser violentados para sustraer energía eléctrica de forma ilícita.
• Realizar encuesta de la cantidad de viviendas en los barrios que carecen del servicio de energía eléctrica de forma legal, a fin de establecer la cantidad de medidores a adquirir.
• Determinar el presupuesto de la adquisición de medidores, a fin de definir si se requerirán fondos adicionales a los disponibles.
• Comenzar la instalación de los medidores de energía eléctrica, en los barrios de Managua, atendiendo al presupuesto disponible.

Costo y cronograma de ejecución:

El costo de esta solución asciende aproximadamente a $15,000,000 y se ejecutará en un tiempo máximo de 5 años.

Consecuencias de este proyecto:

Si el proyecto no se implementa con el presupuesto establecido, se incurre en el riesgo de que la sustracción de energía eléctrica incremente, la pérdida de dinero será constante y se requerirá financiamiento adicional al presupuesto inicial, sobrecargando los costos y tendiendo a la inanición del proyecto.

Ejemplo del contenido de un Plan de Negocio.

• Portada
• Índice
• Resumen ejecutivo (visión del negocio o empresa)
• Descripción general de la empresa (resumen de la empresa, producto, resultado o servicio que proporcionará)
• Productos, servicios y resultados. (Detalle del producto, servicio, o resultado único)
• Plan de marketing (Descripción de la forma en que tu producto, servicio o resultado, llegará al cliente objetivo)
• Plan de Operaciones (Descripción de las funciones diarias de la empresa)
• Organización (Descripción de la estructura de la organización y gobernanza)
• Plan Financiero (Modelo financiero de la empresa y lo que se requiere de los inversionistas)

CONCLUSIÓN

Con lo antes escrito, se ha pretendido tener una visión clara, o un concepto más sencillo de lo que es un Caso de Negocio, y un Plan de Negocios, a fin de no causar mezcla y confusión entre uno y otro.

Recuerde:

Caso de Negocio: Problema a resolver o situación a cambiar. No forma parte de los Documentos del Proyecto. Forma parte de los documentos de negocios del proyecto porque es originado antes que dé inicio el proyecto.

Plan de Negocios: Pasos a realizar para crear un negocio o empresa.

¿Qué le ha parecido éste artículo? A fin de resultar más provechoso al lector, la próxima entrega, contendrá otros documentos relacionados, elaborados por su servidora para un emprendimiento pequeño.

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