Le hacemos la tercera y última entrega de esta serie de 3 Exámenes del Dominio Personas que consta cada uno de 10 preguntas. Le dejamos aquí las preguntas 21 a la 30, consulte las respuestas y razonamientos o explicaciones al final del examen. Consulte las preguntas al final. ¡Buena suerte!
La próxima entrega será de tres exámenes de 10 preguntas del Dominio Procesos.
- La fábrica de juguetes para la cual trabaja, la ha nombrado directora de proyectos para liderar un proyecto que consiste en crear una versión sustancialmente mejorada del producto más vendido, y que es el juguete electrónico Godzilla. Como directora del proyecto, tiene toda la libertad de decisión y de recursos, incluyendo la decisión sobre utilizar o no, los servicios de contratistas y/o el conjunto de valores y recursos acumulados por la organización. Bajo estas circunstancias para la directora del proyecto ¿cuál de las siguientes es la mejor forma para proceder con la formación del equipo?
a. Proceder a contratar a todo el equipo mediante un contrato de costo más honorarios con incentivos
b. Elegir a su equipo recurriendo a los mejores desarrolladores y a los mejores trabajadores de fabricación de la compañía
c. Crear un equipo con trabajadores de la cadena de montaje y contralar los servicios de desarrollo bajo un contrato de costos reembolsables con disposiciones para proteger la confidencialidad
d. Contratar a los miembros del equipo seleccionados mediante un contrato por tiempo y materiales según se los vaya necesitando.
- La compañía para la cual trabaja se ha radicado en Shanghai para desarrollar un programa de capacitación en línea para brindar apoyo a docentes escolares del distrito escolar local para instruir a niños sordomudos en lenguaje de señas chino. La directora del proyecto se encuentra abrumada con inquietudes provenientes de los docentes afectados, expectativas y requisitos en conflicto, los padres de los niños, los administradores escolares y otros. La directora del proyecto y el equipo considerarán todos estos factores al desarrollar los planes del proyecto para cumplir con los objetivos acordados. De las siguientes opciones ¿cuál de los siguientes debería ser un objetivo para cada proyecto?
a. Eliminar todos los riesgos para alcanzar el éxito del proyecto
b. Utilizar la última tecnología
c. Satisfacer a todos los interesados
d. Completar el trabajo por debajo del presupuesto
- El cronograma del proyecto de elaboración de carteras para hombres con pieles de ovejas de Astracán de la península de Crimea, está ajustado, y corre peligro de atrasarse cuando dos miembros del equipo comienzan a interrumpir las reuniones al discutir entre ellos. Usted medita un momento en lo que debe hacer ¿qué es lo mejor que puede hacer como directora del proyecto?
a. Discutir el problema con los dos miembros del equipo
b. Reunirse con los miembros del equipo y gestionar sus necesidades para determinar el origen del conflicto
c. Separarlos hasta que el proyecto regrese al cronograma
d. Decirles a los miembros del equipo, que no recibirán una recomendación de su parte, si continúan discutiendo
- La directora de información del proyecto de fabricación de muñecas para niñas de 3 a 5 años, le ha pedido que dirija el proyecto con un enfoque ágil, con el objetivo de actualizar el sistema obsoleto para reducir el costo de mantenimiento. Los usuarios coinciden en que la actualización es necesaria, pero no pueden aportar muchos recursos para ayudar ¿Qué debe hacer el director del proyecto para garantizar el éxito del proyecto?
a. Elaborar un documento de requisitos donde se detallen todas las necesidades de los usuarios del negocio antes de que comience el trabajo.
b. Conseguir un dueño del producto (product owner) de dedicación exclusiva que acepte trabajar con el equipo y representar a los usuarios del negocio
c. Obtener la autoridad para contratar a desarrolladores externos para que actualicen la tecnología según sea necesario
d. Lograr que los usuarios del negocio participen en una serie de grupos focales de requisitos
- La organización para la cual trabaja, ha lanzado un proyecto de fabricación de guantes de látex más resistentes y reusables, para no manchar las manos durante el proceso de coloración o tinte del cabello de personas de ambos sexos. Usted ha decidido un enfoque ágil para el proyecto, y ha estado tratando de adoptar un enfoque de liderazgo de servicio, pero el trabajo de la primera liberación está avanzando a un ritmo menor que el planificado ¿Qué es lo mejor que debería hacer?
a. Asistir a la próxima retrospectiva del equipo y recopilar más información sobre su proceso
b. Pedir al líder del equipo que haga un análisis de causa raíz y le comunique el motivo del problema
c. Reunirse con los miembros del equipo para asegurarse de que entiendan los plazos y las consecuencias en caso de que no cumplan con las fechas
d. Usar el mapeo del flujo de valor para optimizar los procesos del equipo y lograr que trabajen más rápidamente
- El equipo de recursos de ingeniería, del proyecto de construcción de un tren bala, cuenta con una política que prohíbe las bonificaciones salariales para el trabajo del proyecto. El actual proyecto de la directora del proyecto, tiene un cronograma muy agresivo y un obstáculo técnico muy difícil de superar. La oferta de un producto nuevo para las sillas del tren bala, dependen del éxito de este proyecto en el cronograma actual. La directora del proyecto ha escuchado atentamente las quejas de los miembros de su equipo acerca del hecho de que no pueden ser recompensados por su esfuerzo ¿Qué es lo primero que debe hacer la directora del proyecto?
a. Negociar un cronograma menos agresivo con el cliente
b. Hablar con la gerencia para determinar si se pueden entregar otras recompensas
c. Determinar si los miembros del equipo de otro departamento, pueden ayudar con el proyecto
d. Hablar con su equipo sobre la importancia de finalizar el proyecto a tiempo, y explicarles la política de la compañía
Se encuentra dirigiendo un proyecto innovador y complejo, ya se ha constituido el nuevo equipo ágil a fin de poner a prueba el enfoque de desarrollo ágil para la organización. La PMO (Oficina de Dirección de Proyectos) ha realizado un supuesto de dónde se ubican los miembros del equipo (T) y los interesados del negocio (S) en el cuadrante de Inteligencia Emocional (EI). Cada cuadrante se ha identificado con las letras A, B, C y D, como muestra la figura. ¿Cuál ID del cuadrante incluye a las personas con las que el director del proyecto pasará más tiempo cuando ocurran conflictos?
a. A
b. B
c. C
d. D
- Ha aceptado ser la directora de proyecto en una organización de industria de desarrollo de software, para gestiona a un grupo de proyectos de manera coordinada. Específicamente, la organización la contrató para iniciar una oficina de dirección de proyectos (PMO) para ayudarla a desarrollar un abordaje más de estructurado de la dirección de proyectos. ¿Qué debería hacer primero?
a. Lograr que se modifique la descripción de su trabajo a dirección de proyectos u oficina de dirección de proyectos, pero no ambas
b. Concentrarse en las comunicaciones con su gerente y otros gerentes sénior de la organización
c. Reunirse con los interesados clave para comprender mejor a la organización y los proyectos
d. Estudiar la historia y cultura de la organización
- Se encuentra dirigiendo un proyecto de fabricación de escafandras para los cosmonautas de estación internacional del espacio, de manera tal que duren al menos 6 meses. El equipo está compuesto por miembros nuevos y experimentados. Desde el inicio de los procesos de ejecución, los miembros del equipo sin experiencia, le han interrumpido constantemente mientras realizaba otros trabajos donde le solicitaban ayuda y asesoramiento con respecto a sus tareas asignadas. ¿Cuál es la mejor manera de manejar esta situación?
a. Potenciar a los miembros del equipo para que tomen sus propias decisiones
b. Planificar un taller de equipo sobre la colaboración y la resolución de problemas
c. Informarle al equipo que abordará sus inquietudes y preguntas en las reuniones de equipo cada dos semanas incluidas en el cronograma del proyecto
d. Sugerirles a los miembros del equipo que le digan cuando tengan incidentes, y ayudarlos según sea necesario.
- En un proyecto complejo y de alta tasa de cambio, el índice de desempeño del costo CPI es de 1,06 la relación costo beneficio (BCR) es de 1,9. En el ciclo más reciente de revisiones del desempeño, la directora de proyectos descubrió que se requieren pocos ajustes. El equipo del proyecto fue reubicado en un nuevo edificio cuando se inició el proyecto. Todos comentaron lo emocionados que se encontraban de tener acceso a espacios completamente nuevos. El patrocinador del complejo proyecto, está brindando el apoyo adecuado y necesario para el proyecto, y son pocos los riesgos no identificados que se han presentado. Ha intentado mejorar el desempeño, y gasta parte del presupuesto en escritorios nuevos para los miembros del equipo y agrega el término “sénior” al nombre del puesto de cada miembro del equipo ¿Qué es lo más acertado que se puede decir de esta directora de proyecto?
a. Que ha entendido mal la teoría de Herzberg
b. Que debe usar el buen juicio para determinar qué variaciones del proyecto son importantes
c. El proyecto lentamente está gastando más dinero del que debería, y la directora del proyecto debería comenzar a ser más cuidadosa con los costos
d. La revisión del desempeño debe manejarse con más cuidado para encontrar más ajustes
RESPUESTAS Y EXPLICACIONES A LAS PREGUNTAS
R21. La respuesta correcta es B.
Esta pregunta hace referencia directa a la decisión de “hacer o comprar”. Debido a que se trata de un proyecto importante para la organización, sus aspectos clave deben retenerse dentro de la organización. Por lo tanto, contratar a los miembros del equipo según se los vaya necesitando no es adecuado, como tampoco lo es recurrir por completo a servicios externos. En este caso, el trabajo de desarrollo debe hacerse de forma interna, puesto que la compañía cuenta con experiencia. Resulta viable conformar el equipo eligiendo solo a los mejores desarrolladores y trabajadores de fabricación de la compañía.
R22. La respuesta correcta es C.
En un proyecto, el presupuesto no siempre es la restricción más altamente priorizada. Es poco realista intentar eliminar todas las fuentes de riesgo. En cambio, los planes del proyecto deben intentar reducir los riesgos a un mínimo y gestionar aquellos riesgos que no se puedan eliminar. Quizás no sea necesario utilizar la última tecnología para alcanzar los objetivos del proyecto. Una medida clave para el éxito de cada proyecto es la satisfacción de los interesados. Es imperativo recordar que esto no significa que cada interesado obtendrá todo lo que quiere. A través de la gestión de las expectativas y el involucramiento de los interesados, un director de proyectos puede lograr la satisfacción de los interesados al incluirlos en el proceso de toma de decisiones y al asegurarse de que sientan que se han escuchado y considerado sus inquietudes a lo largo de todo el proyecto.
R23. La respuesta correcta es A.
Lo mejor es lidiar con el problema de manera directa, y no eludirlo, penalizarlo o reunirse con los gerentes.
R24. La respuesta correcta es B.
Para brindar valor, el equipo ágil debe trabajar con un representante del negocio de dedicación exclusiva el dueño del producto (product owner) durante todo el proyecto. Participar en grupos focales por anticipado o elaborar documentos de requisitos no es suficiente. En este tipo de proyecto, los requisitos no suelen entenderse del todo al inicio, y van evolucionando a medida que el equipo completa incrementos de trabajo. El dueño del producto, que conoce en detalle las necesidades de negocio, debe guiar esta evolución. Si bien puede ser necesario contratar personal externo, eso no permitirá que el equipo entienda las necesidades de negocio, que son la clave para el éxito en este proyecto. Esta situación refleja el proceso “Planificar la Gestión de Recursos”.
R25. La respuesta correcta es A.
El enfoque ágil y el liderazgo de servicio se basan en confiar en los miembros del equipo y empoderarlos. Esperar hasta la retrospectiva para obtener más información exige aplicar la inteligencia emocional, una habilidad clave para el director del proyecto. El director del proyecto no optimizaría los procesos del equipo por ellos, ya que los miembros del equipo tienen la capacidad para decidir cómo abordar su propio trabajo. Es probable que no apliquen los métodos más eficientes al inicio, pero es por eso que llevan a cabo retrospectivas: para mejorar sus procesos. Un líder de servicio apoyaría a los miembros del equipo y los ayudaría a resolver el problema en lugar de pedir que se haga un informe. Los plazos y los motivos por los que es necesario respetarlos deberían haberse comunicado claramente al inicio del proyecto, y repetir esa información ahora no ayudaría al equipo a encontrar una solución. Los proyectos ágiles conllevan innovación e incertidumbre, y cuando se crea algo nuevo no siempre se avanza al mismo ritmo. Es posible que los miembros del equipo estén adquiriendo información valiosa que les permitirá avanzar más rápidamente luego. De las opciones disponibles, la única que es coherente con el liderazgo ágil y de servicio es asistir a la próxima retrospectiva para obtener más información. Esta situación refleja el proceso “Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto”.
R26. La respuesta correcta es B.
Con frecuencia, los proyectos necesitan su propio sistema de recompensa para afectar al desempeño. Los directores de proyecto deben crear tal sistema para cada proyecto.
R27. La respuesta correcta es A.
Se debe considerar o tener en cuenta, que todos tienen algún nivel de habilidad en todos los cuadrantes de Inteligencia Emocional (EI). Sin embargo, el cuadrante de Habilidades sociales (D) incluye personas que ayudan a mejorar el trabajo en equipo liderando e inspirando a otros. Incluso durante los conflictos, estas personas no requerirán mucho tiempo del director del proyecto. El cuadrante de Conciencia social (B) incluye personas que pueden notar las emociones de los demás y tampoco le causarán problemas al director del proyecto. La Autogestión (C) incluye a las personas que conocen y pueden controlar sus emociones. Las personas con las que el director del proyecto probablemente tendrá que pasar más tiempo son las del cuadrante de Autoconciencia (A) porque es posible que ni siquiera sean conscientes de sus propios patrones y tengan la menor autogestión y otras habilidades de Inteligencia Emocional (EI) en situaciones difíciles.
R28. La respuesta correcta es C.
Debe concentrarse en las necesidades de los interesados clave. Al comprender sus necesidades, habrá avanzado mucho en el desarrollo de un enfoque estructurado que se adapte a ellas. Por lo general, realizar las dos actividades no representa ningún problema.
R29. La respuesta correcta es B.
Dejar de lado todo para ayudar a los nuevos miembros del equipo cada vez que tengan una pregunta, no estás colaborando con su desarrollo profesional, y estás agotando tu valioso tiempo. Por otra parte, requerirles a los miembros del equipo que esperen hasta la próxima reunión del equipo para realizar preguntas sobre sus asignaciones de tareas perjudicará el progreso del proyecto. Quieres que se sientan cómodos al tomar sus propias decisiones, pero percibes que carecen de la experiencia necesaria para manejar todas las situaciones del proyecto de modo independiente. Lo mejor es fomentar el apoyo de la interacción entre los miembros del equipo. Esto se puede lograr mediante una buena ejecución de un taller de equipo sobre colaboración y resolución de problemas.
R30. La respuesta correcta es A.
La opción de que la directora del proyecto tenga más cuidado con los costos podría engañarla a seleccionarla en caso de que no esté seguro de la respuesta real. No hay ninguna indicación de que los costos sigan una tendencia en ninguna dirección en particular. No hay razón para creer que las revisiones del desempeño tendrán como consecuencia mayores ajustes. La directora del proyecto debe utilizar siempre el buen juicio, pero puesto que ningún elemento de esta pregunta nos habla de juicio en cuanto a variaciones, esta no puede ser la mejor opción. Ante esta situación, la directora del proyecto está mejorando las excelentes condiciones de trabajo existentes al comprar nuevos escritorios y mejorar el nombre del puesto de los miembros del equipo. De acuerdo con la teoría de Herzberg, arreglar las malas condiciones de trabajo ayudará a motivar al equipo, pero mejorar las buenas condiciones no mejorará la motivación. El director del proyecto necesita enfocarse en los agentes de motivación y no en los factores de higiene.
Esperamos que esta serie de 3 exámenes, le ha sido de gran utilidad en su preparación o actualización en la séptima edición de la guía PMBOK del PMI.
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