Como le habíamos prometido en el artículo final número 9 de la serie de 9 artículos sobre los Dominios de la Dirección de Proyectos, le ofrecemos ésta serie de exámenes enfocados en los dominios, a saber, Dominio de las Personas, Dominio de los Procesos y Dominio de la Organización.
Sea honesto consigo mismo, resuelva el examen y busque las respuestas al final del mismo. La calificación mayor a 75% es ideal indicador de su dominio y experiencia dirigiendo proyectos.
¡Buena suerte!
1. Usted ha sido designado para dirigir su próximo proyecto ágil, que consiste en la construcción del estadio de futbol para el Mundial de Futbol 2022 en Qatar. Debido a que el estadio será erigido según la unión de estructura de bloques, y contará con un equipo multidisciplinario cuya modalidad de trabajo será presencial y virtual, usted ha logrado que los interesados clave se reúnan para realizar una sesión de visión y obtener el consenso respecto de lo que el proyecto debe de lograr. Probablemente los participantes de la reunión, no tengan otra oportunidad para reunirse en persona ¿Qué les recomendaría hacer durante la reunión?
a. Que expliquen sus necesidades y requisitos
b. Que creen perfiles de usuario para los grupos de usuarios clave
c. Que redacten una presentación de elevador o de ascensor
d. Que decidan quién deberá tomar las decisiones clave del proyecto
2.Usted se prepara a planificar su proyecto de construcción de buques de gran calado. Ha preparado una reunión con los miembros de su equipo, y les está enseñando a secuenciar las actividades proyecto, según las dependencias. De inmediato se entera que algunos miembros del equipo tienen sus propios supuestos acerca de las dependencias. Marisela considera siempre que las fuerzas externas guían el trabajo del equipo. Joaquín considera que sólo puede trabajarse en una sola actividad a la vez. Por su parte, Reginaldo no está seguro de lo necesarias que son esas dependencias. Kity es optimista y piensa que el equipo es capaz de controlar el plazo y terminar el proyecto en el tiempo establecido ¿Con qué tipo de dependencias se debe asociar a cada miembro del equipo?
Dependencias del cronograma: Externas, Obligatorias, Discrecionales, Internas
| MIEMBRO DEL EQUIPO | DEPENDENCIA |
| Joaquín | |
| Marisela | |
| Kity | |
| Reginaldo |
3. Tu equipo de Proyecto, se encuentra finalizando la Estructura de Desglose de la Organización. Este tipo de estructura muestra Departamentos y
a. Paquetes de trabajo de la EDT/WBS
b. Estimados de tiempo y costo de los recursos de la actividad
c. Niveles de autoridad
d. Cronograma
4. A las personas del Proyecto que usted dirige, y a quienes se les ha asignado la responsabilidad de identificar los supuestos y restricciones, identificar los requisitos, y de llevar adelante las actividades de gestión de los riesgos son los
a. Gerentes funcionales
b. Equipo de dirección del proyecto
c. Interesados
d. Equipo del proyecto
5. La organización para la cual trabaja como director de proyecto, ha lanzado un Proyecto de diseño de zapatos para todo género y edad, utilizando materiales reciclables. Como director del proyecto, usted tiene un gran equipo que consiste en personas de muchas áreas funcionales de la organización ¿El mejor método para obtener la colaboración del equipo es utilizar qué tipo de poder?
a. Formal
b. Recompensa
c. Referente
d. Penalidad o Castigo
6. El plan del proyecto de fabricación de vacunas contra el Omicron que usted dirige, incluye los siguientes entregables en relación con los interesados del proyecto ¿Cómo podría asociar cada uno de los entregables con su característica clave?
ENTREGABLE DE LOS INTERESADOS: Expectativas de los interesados, Aprobación de los interesados, Registro de los interesados, Requisitos de los interesados.
CARACTERÍSTICA: Información de contacto, Necesidad compleja, Tácito, Satisfacción
| ENTREGABLE DE LOS INTERESADOS | CARACTERÍSTICA |
7. Un miembro del equipo del Proyecto que usted dirige en Singapur, y que consiste en la fabricación de drones para entrega de pedidos, ha expresado de forma insistente y convincente, su renuencia a trabajar en el proyecto. Al miembro del equipo le molesta no haber sido seleccionado para trabajar en un proyecto más importante y grande dentro de la organización. Él ha esparcido el rumor de, que su calificación excede al trabajo requerido en el proyecto. Como líder del proyecto, usted realiza todo lo posible para influir sobre la conducta y actitud de ese miembro del equipo. Ha recurrido a las técnicas de gestión de conflictos, la inteligencia emocional y a sus habilidades de liderazgo, y ha concluido que lo más eficaz con los argumentos que expone este miembro incómodo, es valerse de sus facultades formales derivadas de su cargo de director del proyecto. El resto de miembros del equipo, han iniciado a correr la voz de la frustración con este miembro, pues al parecer pasará más tiempo quejándose que trabajando en las tareas que le han sido asignadas. Esta situación ha exigido que como director del proyecto, le dedique tiempo a suavizar la situación con los demás miembros del equipo. Eventualmente, el director del proyecto determina que los costos de mantener al miembro del equipo en el proyecto, son mayores que los beneficios que aporta el miembro del equipo. El director del proyecto dio inicio al proceso de reemplazar al miembro del equipo. ¿Cuál es el proceso que comprende las acciones ejecutadas por el director del proyecto?
a. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto
b. Controlar los recursos
c. Monitorear el involucramiento de los interesados
d. Dirigir el equipo
8. El Proyecto estaba marchando conforme lo planificado. Los hitos se lograron, y las revisiones de progreso del proyecto eran positivas. Sin embargo, de forma inesperada el director del proyecto se marchó por asuntos personales. En las semanas posteriores, han surgido complicaciones en el desarrollo del proyecto, varios plazos no se han cumplido, y se han generado sobrecostos debido a errores del equipo que ocasionaron retrasos en el cronograma ¿Cuál es la explicación más probable de la situación del proyecto?
a. El director del proyecto tenía un enfoque delegador con respecto a la dirección del proyecto
b. El director del proyecto tenía un enfoque burocrático con respecto a la dirección del equipo
c. El director del proyecto gestionó el proyecto en función del consenso del equipo
d. El director del proyecto tenía un enfoque carismático con respecto a la dirección del proyecto
9. En el proyecto de fabricación de carteras y calzado femenino con piel de cocodrilo vivo, que usted dirige en Roca Dura, Dinolandia, han surgido muchos conflictos. Usted analiza las técnicas de resolución de conflictos que se pueden utilizar en un proyecto, y que son: forzar, suavizar, colaborar y
a. Evadir o Eludir
b. Controlar
c. Organizar
d. Dirigir
10. Lo han asignado a dirigir en las islas Galápagos del Ecuador, un proyecto para proteger y conservar a las tortugas más grandes del mundo que habitan en dicha isla. El equipo del nuevo proyecto está compuesto por más de 500 personas ubicadas 8 países diferentes. La mayoría de los miembros del equipo, son muy respetados en sus áreas técnicas que dominan como expertos. Se tiene previsto que el proyecto durará 20 meses. Debido al tamaño y a la diversidad del equipo, además de sus ubicaciones geográficas, como director de proyecto, usted se preocupa por la forma en cómo va a desarrollar y dirigir el equipo para conformar un grupo cohesivo que consiga trabajar para afrontar los probables incidentes que habrán de surgir durante todo el proyecto. Ante esta situación ¿cuál sería la mejor de las opciones que el director del proyecto debe elegir para ocuparse de forma proactiva?
a. Liderar al equipo del proyecto mediante el desarrollo de un acta de constitución del equipo
b. Convocar al equipo del proyecto a una reunión presencial cada mes
c. Crear una estructura de desglose de recursos (RBS) detallada
d. Designar a uno o dos miembros del equipo en cada país, a fin de que actúen como voceros de todo el equipo de ese país.
RESPUESTAS A LAS PREGUNTAS
R1. La respuesta correcta es c.
Redactar un argumento de ventas sería lo mejor que podrían hacer los interesados, ya que les daría una clara visión del proyecto y del equipo. Un argumento de ventas es un documento que contiene una breve descripción de beneficios, los objetivos, y los atributos clave del proyecto. Se puede usar como acta de constitución del proyecto y es una forma rápida de ayudar a los interesados a analizar y entender el proyecto. Ninguna de las otras actividades que se mencionan tendrá resultados prácticos. Además, “decidir quién deberá tomar las decisiones clave del proyecto” implica que se usará un enfoque de dirección jerárquico que no refleja los valores colectivos y se basa en el equipo del enfoque ágil.
R2. Respuesta correcta:
Joaquín considera que solo puede hacerse una actividad a la vez, está dando por sentado que existen dependencias obligatorias entre cada actividad. Reginaldo no está seguro respecto de las dependencias, así que para él todo es discrecional. Marisela considera que hay fuerzas externas que guían el trabajo, por lo que asume que las dependencias son externas. Kity piensa que el equipo puede controlar el cronograma, por lo que asume que las dependencias son internas, Esto se relaciona con la tarea 6.3 del PMBOK®: secuenciar las actividades. Por tanto, la asociación sería como muestra la figura:
R3. La respuesta correcta es A.
Una estructura de desglose de la organización muestra departamentos y los paquetes de trabajo de los cuales es responsable.
R4. La respuesta correcta es C.
Todas son responsabilidades de los interesados. Es relevante recordar que los interesados deben participar de la planificación del proyecto.
R5. La respuesta correcta es B.
Cuando son utilizadas de manera correcta, las recompensas, ponen los objetivos del equipo alineados unos con otros y, a la vez, alineados con los objetivos del proyecto.
R6. Respuesta correcta:
El registro de interesados incluye una lista de los interesados con información de contacto como su ubicación geográfica, sus números de teléfono, y sus direcciones de correo electrónico.
Los requisitos de los interesados se identifican y analizan porque a menudo suelen ser necesidades complejas que exigen una comprensión clara y precisa del proceso de negocios.
Las expectativas de los interesados suelen ser tácitas, pero son muy importantes para entender el resultado deseado del proyecto.
La aprobación de los interesados consiste en que los interesados aprueben un entregable del proyecto y estén satisfechos con el mismo.
Como ejemplo de abropación de los interesados, tenemos los requisitos, el producto final, software funcional, etc. Esto se relaciona con la tarea 13.2 del PMBOK®: planificar el involucramiento de los interesados.
R7. La respuesta correcta es D.
Esta situación ocurre en el proceso Dirigir el Equipo. Controlar los recursos se relaciona con los recursos físicos, no con los miembros del equipo.
R8. La respuesta correcta es D.
Probablemente el equipo del proyecto estaba motivado por el estilo carismático del director del proyecto. Sin esa presencia que los motive y dinamice, el equipo ya no tenía la motivación de tener un buen rendimiento y desempeño. Este es un riesgo del liderazgo carismático; un equipo puede volverse dependiente del líder para mantenerse motivado y dinámico. Cuando se elimina esa fuente de motivación, el proyecto se ve afectado.
R9. La respuesta correcta es A.
Las tres primeras opciones no son técnicas de gestión de conflictos. Aunque no sea la mejor, siempre está disponible para utilizar, la opción de simplemente dejar de enfrentarse al asunto y dejarlo para después, cuando se esté mejor preparado. Esto es eludir o evadir.
R10. La respuesta correcta es A.
Un acta de constitución del equipo es un acuerdo operativo desarrollado por los miembros del equipo del proyecto. Describe el abordaje que adoptará el equipo con respecto a las comunicaciones, a la toma de decisiones y a la resolución de conflictos, al igual que las reglas básicas para las reuniones del equipo. Puesto que el equipo participa de la creación del acta de constitución, es más probable que se adhieran a sus disposiciones, además de que pueden consultarla si alguno de los miembros del equipo no respetara las directrices acordadas.
Debido al tamaño y a la diversidad de ubicaciones geográficas de los miembros del equipo, las reuniones presenciales resultarán poco prácticas. Limitar las comunicaciones a solo unos pocos miembros del equipo no resultará efectivo y, además, creará insatisfacción entre los miembros del equipo que no se designen como voceros de sus grupos. Se necesita una estructura de desglose de recursos para mostrar clara y precisamente las responsabilidades de los miembros del equipo, pero no será útil en el desarrollo del equipo que el director del proyecto está intentando lograr.
Esperamos que este examen le ayude a encontrar las áreas en las que tiene fallas o brechas en su dominio de la dirección de proyectos.
No olvide dejarnos sus valiosos comentarios que esperamos para retribuir su atención.