Esta es la segunda entrega de tres exámenes sobre el Dominio del Entorno Organizacional o Entorno de Negocios, de acuerdo a la séptima edición de la guía PMBOK.
Lea detenidamente las preguntas, analícelas con cuidado para seleccionar la respuesta correcta. Revise las preguntas en las que falló y refuerce el conocimiento.
Recuerde que las respuestas las encontrará al final del examen junto con la explicación.
Empecemos, y ¡Buena Suerte!
- Se encuentra dirigiendo el Proyecto de control de la fauna de la reserva Bosawás, Nicaragua que tiene como objetivo evitar la extinción de especies en peligro a través de sensores de rastreo. Está monitoreando el proyecto, y revisa el informe de gastos de uno de los miembros de su equipo, el cual refleja una nota de pago que éste miembro realizó en el extranjero, precisamente Sidney, Australia. Usted medita en el pago y considera que el pago realizado es un soborno ¿Cuál es la primera acción que debería tomar?
a. Buscar asesoramiento legal
b. Comunicarse con la persona que recibió el pago en Sidney, Australia, y preguntarle si fue un soborno
c. Emitir un permiso que autorice al equipó a realizar ese tipo de pagos
d. Ignorar el problema, pues es asunto del pasado
- Conjuntamente con la cooperación del gobierno de Japón, el gobierno de Nicaragua está construyendo una planta de elaboración de medicamentos. Durante la construcción, ha percibido una fuga en una de las tuberías que emanó sustancias químicas en el suelo y que podría contaminar seriamente el ecosistema, principalmente las fuentes de agua. El proyecto parecía inviable debido a la dificultad para obtener la aprobación necesaria del gobierno y la comunidad para apoyar la construcción de la planta. El presupuesto y el cronograma tienen serias restricciones. El gerente de la organización le asesoró tomar cuidados extremos a fin de no perturbar a la comunidad. Sin embargo, no tiene la seguridad respecto a si las sustancias químicas pueden contaminar el agua subterránea o causar otro daño ¿Qué debería hacer ante tal situación?
a. Comenzar a escribir artículos en los medios locales acerca de las deficiencias en el tratamiento del agua del lugar
b. Comunicar a la comunidad, los grandes beneficios que la planta aportará a la comunidad, siempre que sea posible
c. Informar a los funcionarios locales y solicitar su ayuda
d. Seguir fielmente las instrucciones para evitar molestar a la comunidad y no hacer nada
- La han designado directora del Proyecto para el desarrollo de una nueva aplicación de software para la organización. La aplicación va a requerir cambios en el proceso de negocio y capacitación de los empleados. El proyecto está marchando muy bien y ha planificado una sesión de visión del producto o el taller de redacción de la historia. El gerente de la unidad de negocio afectada, se negó a participar en la sesión y en el taller, porque afirma que los cambios en los procesos de negocio crearán interrupciones importantes en su departamento ¿Qué es lo mejor que debería hacer la directora del proyecto?
a. Conversar con el dueño del producto (Product Owner) para asegurarse de que el gerente de la unidad de negocio esté siempre informado cuándo se realizará el cambio
b. Documentar la falta de participación del gerente de la unidad de negocio como un riesgo para el proyecto
c. Escalar el incidente al patrocinador, porque si la organización no está dispuesta o no puede aceptar el cambio, el proyecto no proporcionará valor
d. Programar una entrevista con el gerente de la unidad de negocio para escuchar sus objeciones al cambio
- Debido a su gran dominio y experiencia, ha sido designada por su organización, para el Proyecto de plantación masiva de sábila o áloe vera, en Jinotega, Departamento de Nicaragua. Las plantas serán exportadas a Francia para la industria cosmética. La directora del proyecto tratará exclusivamente con equipos virtuales globales. La directora del proyecto sólo tiene experiencia con equipos locales. Sin embargo, el proyecto contribuirá en la generación de empleos en el Departamento. Mientras analiza la oportunidad con el patrocinador ¿qué debería hacer la directora del proyecto?
a. Evitar cualquier conversación con respecto a los tipos de equipos involucrados de forma tal que el patrocinador no se entere de su falta de experiencia con equipos virtuales globales.
b. Debido a que la directora del proyecto ha liderado varios proyectos y equipos, no existe diferencia alguna para que el nuevo proyecto involucre equipos globales virtuales. Por tanto, debe decirle al patrocinador que tiene la experiencia requerida.
c. Expresar de forma enfática al patrocinador que no ha tenido experiencia con equipos globales virtuales, y debido a esto debe declinar la asignación.
d. Señalarle al patrocinador que no posee experiencia con equipos globales virtuales, pero, debe exponer las razones por las que cree que es una buena candidata y muy capaz.
- En su organización, usted es reconocida por su alta experiencia en el diseño de sistemas basado en computadoras. Por tal razón, le asignaron el diseño de un sistema mejorado para un producto de un cliente que tiene como objetivo reducir los costos de reparación en serie de lentes de protección contra los rayos ultravioleta. El ahorro será significativo para el cliente. La gerencia acoge su idea impresionante, sin embargo, ha decidido esperar 6 meses para implementarla ¿Cuál es la mejor solución a este caso?
a. Advertirles a los funcionarios de gobierno, acerca de la existencia de una mejor alternativa capaz de ahorrar dinero público
b. Hacerle saber a todos sus contactos, que usted tiene un diseño mejor
c. Conversar con uno de los competidores de su organización sobre la idea para ahorrarles un considerable costo a los consumidores
d. Esperar los 6 meses que decidió la gerencia
- En su organización que se dedica a la exportación de pieles de alta calidad procedente del ganado vacuno, siempre hay más ideas de proyectos que las que se pueden seleccionar y ejecutar en base a los recursos limitados que la organización tiene disponibles para destinar a los proyectos. Cuando una organización está eligiendo entre dos proyectos a realizar ¿Qué factor de los siguientes no consideraría?
a. Relación Costo Beneficio (BCR)
b. Valor actual neto (VAN o VPN)
c. Ley de retornos decrecientes
d. Plazo de recuperación de la inversión
- Usted se encuentra dirigiendo un Proyecto en el que se está desarrollando un novedoso e innovador producto para la industria alimenticia. El desarrollo se encuentra en un alto porcentaje de avance, y el producto mínimamente viable está casi listo. La directora del proyecto leyó un artículo reciente en un sitio web de la industria. El artículo informa la existencia de un producto competitivo que se encuentra también en desarrollo ¿Qué debe hacer la directora del proyecto?
a. Tener presente la información del artículo, y no realizar cambios ni posponer la fecha de liberación
b. Enviar el enlace del artículo a los miembros del equipo para que le hagan un seguimiento y propongan una respuesta
c. Investigar para obtener más información sobre el producto competitivo
d. Solicitarle al dueño del producto (Product Owner) que inicie una búsqueda a otros posibles competidores en internet
- Estás liderando un grupo de estudio conformado por los directores de proyectos de tu organización con el fin de actualizar los conocimientos en base a las últimas tendencias para dirigir proyectos. Les dices al grupo que una demanda de mercado, una necesidad de negocios y una disposición legal son ejemplos de:
a. Razones para contratar un director del proyecto
b. Razones para patrocinar un proyecto
c. Razones por las que las personas o las organizaciones se convierten en interesados
d. Razones por las que se inician los proyectos
- En la organización se ha contratado a una directora de proyectos para formar parte de los miembros del equipo. La nueva directora de proyectos le hace saber una información de forma confidencial. Le advierte que ha estado realizando actividades ilegales dentro de la organización durante el último año. Se siente sumamente culpable y se lo hace saber al director del proyecto para recibir de su parte acerca de qué hacer ¿Qué debería hacer usted?
a. Informarle a su gerente sobre las actividades ilegales
b. Confirmar que las actividades realmente sean ilegales
c. Decirle a la directora de proyectos contratada, que se lo informe por escrito a su gerente
d. Solicitar más detalles de las actividades ilegales
- En 4 meses el gobierno de Nicaragua implementará una nueva regulación de presentación de informes de pago de impuestos. La organización ha programado un proyecto de cumplimiento para realizar las actualizaciones necesarias en el software que se está desarrollando para el cliente. En este proyecto, al dueño del producto (Product Owner) le gustaría agregar algunos elementos de la lista de trabajo pendiente (Backlog). La directora del proyecto, debería explicar los elementos de trabajo adicionales a los auditores de cumplimiento ¿Cómo debería explicar eso la directora del proyecto?
a. Recomendar que la organización aproveche esta oportunidad para rediseñar sus sistemas de informes y mejorar su eficacia general
b. Decir que es necesario realizar todo el trabajo planificado para que el software cumpla con las nuevas regulaciones
c. Decir que hay algunos cambios de alto valor que pueden hacerse fácilmente junto con el cambio regulativo
d. Explicar que el equipo de TI no suele enfocarse en este Sistema, de modo que deberían aprovechar el cambio en la regulación.
RESPUESTAS Y SUS EXPLICACIONES
R11. La respuesta correcta es A.
Lo mejor es buscar asesoramiento legal. En esta situación, la organización puede tener que afrontar grandes multas que afectarán al presupuesto del proyecto.
R12. La respuesta correcta es C.
Abordar el problema lo más pronto posible, es mejor que hacerlo más adelante.
R13. La respuesta correcta es D.
El problema en este proyecto es muy serio, por lo que se debe abordar de inmediato. No es suficiente la documentación. Si la organización no está dispuesta a aceptar el cambio, la elaboración de una nueva aplicación de software sería derrochar los recursos. El patrocinador debería haberse asegurado de que este gerente de la unidad de negocio esté de acuerdo antes de comenzar el proyecto; puesto que no está participando, la directora del proyecto debe actuar. La forma más proactiva de actuar, debe ser hablar directamente con el gerente sobre sus objeciones. Si el gerente de la unidad de negocio aún se niega a participar, la directora del proyecto debe escalar este asunto al patrocinador.
R14. La respuesta correcta es D.
Hay muchos incidentes en este proyecto que serán diferentes a los que la directora del proyecto conoce. No es ético engañar indirecta o abiertamente al patrocinador sobre sus calificaciones. Por otro lado, la directora de proyectos podría tener tantas habilidades que beneficiarían al proyecto que su falta de experiencia con equipos globales tal vez no sea un problema importante. La directora de proyectos debe asegurarse de que el patrocinador esté al tanto de sus habilidades al igual que de las brechas en sus conocimientos, de forma tal que el patrocinador tenga la información correcta para tomar su decisión.
R15. La respuesta correcta es D.
La diseñadora del sistema, debe esperar hasta que la gerencia apruebe el esfuerzo.
R16. La respuesta correcta es C.
En la selección entre proyectos, la ley de retornos decrecientes no tiene nada que ver. Esta situación requiere que entienda que los proyectos deben seleccionarse sistemáticamente y que la selección debe basarse en alguna evaluación formal de los proyectos disponibles. Muchos directores de proyectos tienen poca experiencia o conocimiento en actividades como ésta que ocurren durante la fase de iniciación del proyecto.
R17. La respuesta correcta es C.
Un buen director del proyecto, aunque no sea su función principal, como líder del proyecto se mantiene informado acerca de los cambios en el entorno empresarial, como la aparición de productos competitivos de la industria. En esta situación, la directora del proyecto debería investigar el tema y enviar el enlace al dueño del producto. Tener en cuenta la información y no tomar ninguna medida no es compatible con el principio ágil de adaptarse a los cambios para brindar más valor. Si se investiga el tema, es probable que surjan ideas sobre posibles características o mercados para agregar a la lista de trabajo pendiente. Es poco probable que la directora del proyecto asigne tareas al dueño del producto. Además, como experto en el negocio, el dueño del producto debería haber hecho una evaluación exhaustiva del mercado al inicio del proyecto; este no es el momento para iniciar una búsqueda. Por último, es más probable que los competidores se identifiquen a través de la creación de relaciones de trabajo, no a través de una búsqueda en Internet. No es apropiado solicitarles a los miembros del equipo que piensen en una respuesta ante un cambio competitivo; esa no es su función y además no cuentan con los conocimientos apropiados para hacerlo. Esta situación refleja el proceso “Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto”.
R18. La respuesta correcta es D.
Una demanda de mercado, una necesidad de negocios y una disposición, son todas razones por las que se inician los proyectos.
R19. La respuesta correcta es A.
El director del Proyecto debe informar las actividades ilegales a su gerente.
R20. La respuesta correcta es C.
Un cambio regulativo no siempre significa un incremento de valor empresarial a la organización por sí solo, aunque la falta de cumplimiento puede aumentar los costos si no hay multas financieras. Sin embargo, si un equipo implementará cambios en el sistema, quizás sea eficiente incluir algunos elementos de alto valor de una lista de trabajo pendiente existente. El dueño del producto y la directora del proyecto deberían conseguir los fondos para estos elementos adicionales, pero a los auditores no debería interesarles esto siempre y cuando se cumpla con los requisitos. Por ejemplo, cuando se implemente la regulación, quizás pueda mejorarse un informe relacionado existente. La directora del proyecto no debe ocultarle al auditor los motivos por los que se efectúa el trabajo. “Aprovechar” un cambio regulativo para hacer otros cambios no es una justificación válida. La respuesta correcta es una mejor manera de explicar el trabajo adicional. No estaría dentro del alcance usar el proyecto de cumplimiento para hacer cambios estructurales significativos. Esta situación refleja el proceso “Definir el Alcance”.
Deseamos que este exámen le sea de valiosa ayuda en su profesión y agregue valor a su organización.
Lo invitamos a esperar el tercer y último exámen de ésta serie.