Una característica de la séptima edición de la guía PMBOK, es que no se mencionan entradas y salidas. En su lugar, se habla de entrega de valor y de resultados. También se habla de interacción entre los Dominios. Sin embargo, los procesos realizados en un proyecto, generan resultados, interactúan entre sí, proporcionándose entradas y salidas. Un proceso puede producir una salida que sirve de entrada a otro proceso. Por ejemplo, el proceso de Planificar la Gestión del Alcance, necesita el Acta de Constitución del Proyecto como entrada para elaborar la declaración del alcance del proyecto y el alcance del producto, servicio o resultado. La declaración del alcance del proyecto y el alcance del producto, servicio o resultado, será útil para planificar y gestionar la calidad del proyecto y del producto, servicio o resultado.
Podríamos considerar el Dominio de Desempeño de la Entrega, como un equivalente al proceso de Ejecución del proyecto. Puesto que es en este proceso donde se producen los resultados, productos o servicios, conforme al plan para la dirección del proyecto, según los objetivos del negocio y el enfoque de desarrollo del ciclo de vida seleccionado.
El Dominio de Desempeño de la Entrega es la finalización del trabajo realizado en el Dominio de Desempeño de la Planificación. Aborda las funciones y actividades relacionadas con la entrega del alcance según los requisitos, y las expectativas de calidad de los entregables esperados. Cuando éstas actividad y funciones se ejecutan de forma efectiva, producirá los siguientes resultados deseados:
- Los proyectos contribuyen a los objetivos de negocio y al avance de la estrategia.
- Los proyectos hacen posible o materializan los resultados para los que fueron iniciados.
- Los beneficios del proyecto se alcanzan en el plazo establecido en la planificación.
- El equipo de proyecto tiene una clara comprensión de los requisitos.
- Los interesados aceptan y están satisfechos con los entregables del proyecto.
El Dominio de Desempeño de la Entrega, comprende:
- ENTREGA DE VALOR
- ENTREGABLES
- CALIDAD
- RESULTADOS SUB ÓPTIMOS
- INTERACCIÓN CON OTROS DOMINIOS DE DESEMPEÑO
- VERIFICACIÓN DE LOS RESULTADOS
1 ENTREGA DE VALOR
La entrega de valor, se produce atendiendo al enfoque de desarrollo del proyecto. Un proyecto que utiliza enfoque de liberación de entregables a lo largo del ciclo de vida del proyecto, entrega valor al negocio, al cliente o a otros interesados.
Un documento de caso de negocio, es considerado como la justificación del negocio y una
proyección del valor de negocio anticipado a partir de un proyecto. El formato de éste documento, varía según el enfoque de desarrollo y el ciclo de vida seleccionados, y muestran cómo los resultados del proyecto se alinean con los objetivos de negocio de la organización.
2 ENTREGABLES
Cuando hablamos de Entregable, hacemos referencia a lo siguiente:
- Al producto, servicio o resultado, provisional o final, de un proyecto;
- Los resultados que el proyecto se comprometió a crear.
- Los entregables reflejan los requisitos de los interesados, el alcance y la calidad, junto con los impactos a largo plazo sobre las ganancias, las personas y el entorno.
2.1 Requisitos
Un requisito es una condición o capacidad que debe poseer un producto, servicio
o resultado para satisfacer una necesidad de negocio.
2.1.1 Características de los requisitos:
- Pueden ser de muy alto nivel, como se reflejan en un caso de negocio;
- Pueden ser muy detallados, como los que se encuentran en los criterios de aceptación para un componente de un sistema.
- Son proporcionados por interesados claves.
- Tienen una documentación proporcionada por los interesados durante la planificación
inicial. - Pueden evolucionar con el tiempo, cuando se tiene un entendimiento de alto nivel de los requisitos al inicio.
- Se pueden descubrir durante el trabajo del proyecto.
2.1.2 Recolección de requisitos.
Recolectar significa extraer, producir o evocar.
Implica utilizar herramientas, métodos o técnicas como grupos focales, entrevistas, análisis de datos, observación de procesos, revisión de registros de defectos, documentarlos y obtener el acuerdo de los interesados.
2.1.3 Criterios que cumplen los requisitos bien documentados:
- Claro. Sólo existe una manera de interpretar el requisito.
- Conciso. El requisito es formulado en tan pocas palabras como sea posible.
- Verificable. Existe una forma de verificar que el requisito se haya cumplido.
- Consistente. No existen requisitos contradictorios.
- Completo. El conjunto de requisitos representa la totalidad de las necesidades actuales del proyecto o del producto.
- Trazable. Cada requisito puede ser reconocido mediante un código o identificador único.
2.1.4 Evolución y descubrimiento de requisitos.
El uso de demostraciones, prototipos, y maquetas para evolucionar los requisitos, resultan técnicas adecuadas cuando los requisitos no se tienen definidos y claramente por anticipado. Esto permite a los interesados tener una idea más exacta cuando vea el requisito incorporado en el entregable.
Los requisitos en evolución o en cambios, son comunes en proyectos que usan enfoques de desarrollo iterativos, incrementales o adaptativos, y en entornos de alta tasa de cambio e incertidumbre.
2.1.5 Gestión de los requisitos.
Los requisitos son gestionados conforme a lo planificado. Esto evitará o reducirá la corrupción del alcance, retrabajo, corrupción del alcance, insatisfacción del cliente, sobrecostos en el presupuesto, retraso en el cronograma y falla general del proyecto.
En el proyecto, es conveniente disponer de una persona responsable de gestionar los requisitos, que pueda funcionar como analista de negocios (BA), dueño del producto (product owner), ingeniero de valor u otro rol similar.
Se pueden utilizar las siguientes herramientas o técnicas de gestión de requisitos para garantizar flexibilidad frente a la estabilidad de los requisitos, y obtener el acuerdo de los interesados respecto a los cambios y descubrimiento de requisitos nuevos:
- Software especializado
- Listas de trabajo pendiente (ítem backlog)
- Fichas (index cards)
- Matrices de trazabilidad o algún otro método similar
2.2 Definición del Alcance
El alcance es el total de productos, servicios y resultados que proporcionará el proyecto. Sin embargo, a medida que se identifican o descubran nuevos requisitos, se define el alcance que los cumplirá.
Al igual que los requisitos, el alcance puede estar bien definido por adelantado, puede
evolucionar con el tiempo o puede ser descubierto a lo largo del proyecto.
2.2.1 Descomposición del alcance.
El alcance se realiza o prepara, utilizando un enunciado del alcance para identificar los principales entregables asociados con el proyecto y los criterios de aceptación para cada entregable.
El alcance también se puede elaborar descomponiéndolo en niveles más bajos de detalle utilizando una estructura de desglose del trabajo (EDT). Una EDT es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por el equipo. Cada nivel más abajo en la jerarquía, representa un mayor nivel de detalle del entregable y del trabajo requerido para producirlo.
Otra forma para elaborar el alcance, es identificar los temas del proyecto en un acta
de constitución ágil, hoja de ruta o como parte de la jerarquía de los productos. Los
temas representan grandes grupos de valor para el cliente reflejados como historias de
usuario asociadas por un factor común, como la funcionalidad, la fuente de datos o el
nivel de seguridad.
El equipo de proyecto en un entorno ágil, desarrolla épicas, que son contenedores lógicos para una gran historia de usuario que es demasiado grande para completarse dentro de una iteración.
Las épicas pueden descomponerse en características, en requisitos relacionados y descritos como una frase o función corta, que representan comportamientos específicos de un producto.
Cada característica tendrá varias historias de usuario.
Una historia de usuario es una descripción breve, clara y concisa del resultado para un usuario específico.
Los detalles de la historia, las define el equipo de proyecto en el último momento para evitar excesos de planificación en caso de que el alcance cambie. La historia es una representación clara y concisa de un requisito escrito desde la perspectiva del usuario final.
1.1.1 Finalización de entregables.
Las formas para describir la finalización de componentes o proyectos, depende del enfoque utilizado. Esas formas pueden ser:
Criterios de aceptación o finalización. Los criterios que deben cumplirse antes de
que el cliente acepte el entregable o antes de que el proyecto se considere completo.
Medidas de desempeño técnico. Las especificaciones técnicas de un producto pueden ser un documento de especificaciones separado, o pueden ser documentadas en el diccionario de datos de la EDT (extensión de la EDT), porque contiene la información detallada de cada paquete de trabajo o entregable.
Definición de terminado. Esta definición de terminado se utiliza de manera particular en proyectos de desarrollo de software con enfoques adaptativos. La definición de terminado (DoD), es una lista de verificación que incluye todos los criterios requeridos para que un entregable sea considerado como listo para ser usado por el cliente.
1.2 Objetivos Móviles de Finalización
En entornos de alta incertidumbre y rápidamente cambiantes, los proyectos enfrentan la situación de que un objetivo “suficientemente bueno para ser liberado” o “terminado” puede
estar sujeto a cambios.
Por ejemplo, en los mercados en los que los competidores lanzan nuevos productos con
frecuencia, las características previstas para una nueva liberación son susceptibles de actualización.
De igual manera, las nuevas tendencias tecnológicas, podrían desencadenar un cambio de dirección o incorporación de nuevos requisitos.
Los equipos de proyecto rastrean la tasa planificada de logro de la meta del proyecto respecto a la tasa de progreso hacia la finalización.
Entre más tarde se completa el proyecto, es más probable que el objetivo de “terminado” del proyecto se mueva. Esto se conoce como done drift, que significa: “deriva de lo terminado”.
En un entorno más estable, se enfrenta la “corrupción o deslizamiento del alcance”, principalmente cuando se agregan requisitos sin hacer ajustes al presupuesto, recursos y cronograma.
Para combatir la corrupción o deslizamiento del alcance, resulta muy valioso el uso del sistema de control de cambios para evaluar los cambios, determinar el impacto positivo o negativo al
proyecto y los recursos, el cronograma y el presupuesto potenciales necesarios para concretar el valor potencial al proyecto. Posteriormente, el equipo de proyecto presenta los cambios al organismo de gobernanza del proyecto, al patrocinador, o al dueño del producto para su aprobación formal.
2 CALIDAD
La calidad se centra en los niveles de desempeño que deben cumplirse tanto en el trabajo del proyecto como en los entregables.
Los requisitos de calidad pueden reflejarse en los criterios de finalización, la definición de terminado, el enunciado del trabajo o la documentación de requisitos.
Las políticas organizacionales, los procedimientos y los procesos de trabajo a menudo forman parte de la política de calidad de la organización. Esta política genera costos asociados con la calidad.
Los costos de los gastos generales, capacitación y auditoría de procesos son asumidos por
la organización, aunque son empleados por el proyecto.
2.1 Costo de la Calidad
La metodología del costo de la calidad (COQ) se utiliza para encontrar el equilibrio adecuado
para invertir en la prevención y evaluación de la calidad a fin de evitar defectos o fallas en los
productos.
Los costos de prevención y evaluación, están asociados al costo del cumplimiento de los requisitos de calidad.
Los costos de fallas internas y externas están asociados con el costo del incumplimiento.
Los costos de prevención, evaluación, falla interna y falla externa, se logran identificar mediante la metodología del costo de la calidad (COQ).
2.1.1 Prevención.
Se incurre en costos de prevención para evitar los defectos y fallas de un producto. Los costos de prevención evitan problemas de calidad, y se planifican antes de la operación real. Están asociados al diseño, la implementación y mantenimiento del sistema de gestión de calidad. Ejemplos:
- Requisitos de productos o servicios
- Planificación de la calidad
- Aseguramiento de la calidad
- Capacitación
2.1.2 Evaluación.
Se incurre en costos de evaluación para determinar el grado de conformidad
con los requisitos de calidad. Los costos de evaluación están asociados con las actividades
de medición y monitoreo relacionadas con la calidad, como la evaluación de materiales, productos, procesos y servicios adquiridos para garantizar el cumplimiento de las especificaciones. Estos costos podrían incluir:
- Verificación
- Auditorías de calidad,
- Calificación de proveedores
2.1.3 Falla Interna.
Se incurre en éstos costos cuando se realiza la búsqueda y corrección de defectos antes de que el cliente reciba el producto. Algunos ejemplos:
- Desperdicio
- Desechos
- Retrabajo o rectificación
2.1.4 Falla Externa.
Estos costos se asocian con los defectos encontrados después de que el cliente tiene el producto, también se asocia con la reparación del mismo.
Los costos de falla externa ocurren cuando los productos o servicios que no alcanzan los estándares de calidad de diseño no se detectan hasta después de que han llegado al cliente. Ejemplos:
- Reparaciones y mantenimiento de productos devueltos y desplegados
- Reclamaciones de garantía
- Quejas, por todos los trabajos y costos asociados con el manejo y servicio de las quejas
de los clientes - Devoluciones
- Reputación
2.2 Costo del Cambio
Mientras más tarde se encuentre un defecto, más caro será corregirlo. Esto se debe a que
el trabajo de diseño y desarrollo generalmente ya se ha producido en función del componente
defectuoso. Las actividades son más costosas de modificar a medida que avanza el ciclo
de vida, ya que más interesados se ven afectados. Este fenómeno se caracteriza por la curva de
costo del cambio de Boehm como muestra la figura.
Para contrarrestar los impactos del costo del cambio, los equipos de proyecto
diseñan procesos del proyecto a fin de incorporar calidad. Se pueden incorporar a analistas de calidad que trabajan con los diseñadores e ingenieros para comprender y determinar la mejor manera de lograr calidad en cada paso.
Ser proactivo en el trabajo de calidad ayuda a evitar el alto costo del cambio asociado con la solución de problemas de calidad.
1 RESULTADOS SUBÓPTIMOS
El objetivo de todo proyecto es producir resultados. Algunos pueden producir resultados sub óptimos. El potencial de resultados sub óptimos existe en cada proyecto. Por ejemplo, un proyecto totalmente experimental, un proyecto de creación de tecnología novedosa, producción de nuevos medicamentos, etc. En estos casos, se requiere inversión deliberada en medio de un resultado incierto.
Una dirección eficaz del proyecto puede minimizar los resultados negativos, para intentar producir un entregable único.
2 INTERACCIONES CON OTROS DOMINIOS DE DESEMPEÑO
El Dominio de Desempeño de la Entrega es la finalización del trabajo realizado en el Dominio de Desempeño de la Planificación.
La cadencia o ritmo de entrega, está basado en la manera en que el trabajo es estructurado en el Dominio de Desempeño del Enfoque de Desarrollo y del Ciclo de Vida del proyecto.
El Dominio de Desempeño del Trabajo del Proyecto permite las entregas mediante
el establecimiento de procesos, la administración de los recursos físicos, la gestión de las
adquisiciones, etc.
Los miembros del equipo de proyecto realizan el trabajo para los interesados relevantes.
La naturaleza del trabajo para crear las entregas, influirá en la forma en que el equipo de proyecto se desempeñe en medio de la incertidumbre que afecta al proyecto.
3 VERIFICACIÓN DE RESULTADOS
La figura muestra los resultados a la izquierda y las formas de comprobarlos a la derecha.
CONCLUSIÓN
Tenga en cuenta que un Requisito, es la condición o capacidad que debe tener un producto, servicio o resultado para satisfacer una necesidad de negocio.
La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT/WBS), es un proceso de descomposición jerárquica del alcance total del trabajo que ejecutará el equipo del proyecto para cumplir con los objetivos el proyecto y crear los entregables requeridos.
La Definición de Terminado (DoD), es una Lista de verificación que incluye todos los criterios requeridos para que un entregable sea considerado como listo para ser usado por el cliente.
La Calidad, es el Grado en el que un conjunto de características inherentes satisface los requisitos.
El Costo de la Calidad (COQ), está constituido por todos los costos incurridos durante la vida del producto por inversión en la prevención de no conformidad con los requisitos, evaluación del producto o servicio en cuanto a su conformidad con los requisitos, e incumplimiento de los requisitos.
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