Esta fase suele ser menospreciada por las pocas actividades que se realizan. Sin embargo, esas actividades tienen un alto impacto en el ciclo de vida del proyecto. Y es precisamente la gestión de las comunicaciones la que desempeña la actividad más importante en ésta fase del proyecto, porque se da a conocer cómo concluyó el proyecto dentro del cronograma, costos y principalmente si se alcanzó satisfacer al cliente.
Ningún proyecto correctamente planificado, se da por finalizado sin mediar documentación formalmente escrita entre las partes involucradas. De no existir tal documentación, el proyecto seguiría vigente y en peligro de ser sometido a reclamos.
Lo que sucede en la fase de cierre del proyecto, reviste elevada importancia, y se presentan las actividades más importantes siguientes:
- Archivar todos los registros del proyecto, lo cual es una responsabilidad directa del director de proyectos. Esta actividad comprende actualizar la base de conocimiento, las lecciones aprendidas sobre el proyecto reflejando lo que salió bien y lo que salió mal, los principales y más impactantes riesgos del proyecto y la forma en que fueron afrontados.
- Obtener de manera formal escrita, la aceptación final del cliente. El proyecto no estará concluido hasta no contar con dicha aceptación.
- Generar un informe final mediante el cual, el equipo del proyecto debe anunciar la conclusión del proyecto, y que se alcanzaron los objetivos del proyecto y los beneficios esperados en el plan de gestión de beneficios.
CONCLUSIÓN
En la fase de cierre del proyecto, a menudo no se concede la relevancia que le concierne. Esto da cabida a solicitudes de cambios, y solicitudes de reclamos que debieron atenderse en la fase de ejecución. Por tal razón, no debería menoscabarse la importancia de ésta fase.
No olvide hacernos llegar sus valiosos comentarios, no sin antes darle las gracias por atender ésta serie de artículos que le preparamos para su beneficio.
Ruth Marina López Pérez, Ing. Msc. PMP 2114530 PMI # 4107283