El proyecto se dirige de modo que se cumpla con el plan para la dirección del proyecto, el cual es realista y completo conforme al enfoque seleccionado con base en la complejidad, tamaño, tasa de riesgo y tasa de cambios esperados durante todo el ciclo de vida del proyecto.
La principal función que desempeña el director del proyecto, es velar porque el proyecto se ejecute respecto al plan, según el enfoque predictivo; y, que se gestionen los cambios según el enfoque ágil. Los cambios deben estar siempre alineados con los objetivos del proyecto y con la satisfacción del cliente y el valor que se agregará a la organización.
Las actividades que ocurren durante la ejecución del proyecto, y que son responsabilidad del director del proyecto, son las siguientes:
- Documentar y compartir el conocimiento adquirido durante el proyecto. El director del proyecto es responsable de garantizar esta actividad por la importancia que reviste tanto para futuros proyectos de la organización como para las personas que realizan actividades de dirección de proyecto.
- Considerar el plan para la dirección del proyecto como punto de referencia de medición para ayudar a determinar el estado del proyecto a lo largo de su ciclo de vida.
- Volver a calcular la estimación del proyecto, a lo largo de la vida del mismo, a fin de garantizar con certeza, de que se cumplirá con la fecha de finalización establecida y con los objetivos de costos.
- Controlar el proyecto en beneficio de la satisfacción total del cliente. El director de proyectos, debido a su autoridad y poder, es capaz de decir “no” ante situaciones que estén en contra de los objetivos del proyecto.
- Hacerle saber a las otras personas que no pueden obtener algo a cambio de nada. Esto es responsabilidad del director del proyecto, por su gran valor de ética e integridad que caracteriza a todo director de proyecto.
- Evaluar cualquier cambio al alcance del proyecto, por los impactos que generará en el cronograma, los costos, la calidad, los riesgos, los recursos del proyecto y la satisfacción del cliente. La información de la que dispone el director del proyecto, debe ser la necesaria y suficiente acerca del proyecto para realizar este análisis y su evaluación.
- Asegurar de forma continua y permanente, que todos conozcan lo que está ocurriendo en el proyecto, y que mantengan las expectativas adecuadas. El director de proyectos sabe que, con el tiempo, no todos los involucrados en el proyecto tendrán el mismo entendimiento de lo que es el proyecto y lo que pudiera suceder durante la vida del mismo.
- Considerar muy en serio las responsabilidades de los recursos en un proyecto.
- Invertir tiempo en actividades como la formación de equipos y asegurar el alto desempeño del equipo.
- Actuar constantemente de forma proactiva para encontrar los problemas en etapas tempranas, estar atento a los cambios y prevenir los problemas.
- Mantener el enfoque en la prevención de problemas que invertir tiempo en lidiar con problemas.
- Enfrentar los riesgos que surgen, mediante un plan de respuesta a los riesgos, creado previamente para actuar con base en la naturaleza de cada riesgo.
- Abordar los riesgos como un tema importante en cada una de las reuniones de equipo.
- Evitar enfocarse en el estado del proyecto durante las reuniones con el equipo. El estado del proyecto puede ser recopilado por otros medios.
- Someter cualquier cambio realizado al plan para la dirección del proyecto, a través del proceso de gestión de los cambios y del control integrado de cambios, o su equivalente en los proyectos con enfoque ágil.
- Asegurar de que, en el proyecto, se sigan las políticas de la organización.
- Recomendar mejoras a los estándares, procesos y políticas de la organización ejecutante. Tales recomendaciones son esperadas y bienvenidas por la alta gerencia.
- Evaluar la calidad será evaluada en cualquier momento en se presente un cambio sobre algún componente del proyecto.
- Revisar la calidad a fin de que una actividad o un paquete de trabajo se considere completado.
- Trabajar muy de cerca con el departamento de calidad al ejecutar algunas actividades relativas a la calidad mencionadas en la Guía del PMBOK® o en cualquier otro estándar ampliamente difundido y reconocido.
- Realizar involucramiento activo en el proceso de las adquisiciones del proyecto, y proporcionar la ayuda adecuada en la gestión de las adquisiciones. El director de proyectos, entiende el lenguaje del contrato de las adquisiciones del proyecto.
- Asegurar el cumplimiento de todos los términos establecidos en el contrato se cumplan, incluidos aquellos que no parecen importantes.
A. CONCLUSIÓN
Un plan para la dirección de proyectos elaborado de forma realista, considerando todas las restricciones, permitirá la correcta ejecución del proyecto. El éxito del proyecto se alcanza apegándose a dicho plan, y realizando única y exclusivamente los cambios necesarios.
Corromper el alcance, no cumplir el proyecto en el tiempo y bajo los costos esperados, es una señal de una mala planificación, o bien, de una inadecuada dirección del proyecto en su fase de ejecución.
Nuevamente esperamos que éste artículo sea de mucha importancia en su crecimiento profesional. No olvide el siguiente artículo de ésta serie.
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PMP, Ing., Msc. Ruth Marina López Pérez – Nicaragua