En la gestión moderna de proyectos, la centralización de la información y la colaboración eficiente son esenciales para asegurar el éxito en el alcance, el tiempo y el presupuesto de los proyectos. Una solución tecnológica que integra todas estas necesidades es el uso de un Dashboard de Proyectos conectado a Project Web App (PWA), utilizando licencias de Microsoft Project Plan 3 o Plan 5. Este enfoque no solo mejora la visibilidad y el control, sino que también establece una estructura colaborativa que facilita la entrega de actividades y productos, la actualización de recursos asignados, y la gestión sistematizada de documentación a través de SharePoint.

¿Qué es un Dashboard de Proyectos conectado a Project Web App?

Un Dashboard de Proyectos es una herramienta visual que consolida la información clave de uno o varios proyectos en una vista accesible y fácilmente interpretable para los involucrados. Con Project Web App, los Gerentes de Proyectos (PM) pueden centralizar todos los proyectos de la empresa en un único servidor accesible por todo el equipo, asegurando una visión en tiempo real del progreso de los proyectos.

Con una licencia de Project Plan 3 o Plan 5, los PM tienen la capacidad de subir, gestionar y supervisar proyectos dentro de esta plataforma, habilitando la conexión de actividades y la documentación del proyecto en un entorno colaborativo.

Beneficios de un Dashboard Conectado a Project Web App

1. Visibilidad Centralizada y Transparencia: Un Dashboard conectado a Project Web App ofrece una vista consolidada de todos los proyectos en la organización. PMs, ejecutivos y equipos de trabajo pueden visualizar el estado de las actividades, recursos asignados, y avances de una manera gráfica e intuitiva. Esto permite una visión general y detallada al mismo tiempo, eliminando la necesidad de depender de informes desactualizados o reportes manuales.
2. Actualización en Tiempo Real: A medida que los recursos asignados a las tareas de un proyecto actualizan sus horas y progresos en el sistema, el Dashboard se actualiza en tiempo real. Esto asegura que cualquier cambio o desviación en el progreso sea inmediatamente visible, permitiendo tomar decisiones informadas de manera oportuna para mantener el control del alcance, el tiempo y el presupuesto.
3. Colaboración y Entrega de Actividades de Manera Colaborativa: Con Project Web App, los equipos de trabajo tienen una plataforma central donde pueden colaborar en tiempo real. Las actividades y productos del proyecto se entregan de manera colaborativa, permitiendo que todos los miembros del equipo actualicen su trabajo, reporten sus horas, y marquen entregables como completos directamente en la plataforma.
4. Asignación y Actualización de Recursos: Cada equipo o recurso involucrado en el proyecto tiene acceso a sus tareas asignadas y puede reportar las horas trabajadas, problemas encontrados, y avances logrados. De esta manera, los PM pueden monitorear y ajustar los recursos de acuerdo con las necesidades del proyecto. Project Plan 3 y 5 permiten la asignación de recursos a nivel de toda la empresa, optimizando el uso de estos y asegurando que las tareas no queden desatendidas.

Gestión de Documentación del Proyecto con SharePoint

Uno de los aspectos más desafiantes de la gestión de proyectos es la organización de la documentación. A través de la integración con SharePoint, los PM pueden vincular documentos importantes a cada tarea o entregable del proyecto. Esta funcionalidad permite a los equipos:

• Subir y compartir documentos clave relacionados con los proyectos.
• Configurar flujos de trabajo (workflows) para la revisión, validación y autorización de documentos y entregables.
• Mantener un registro ordenado y accesible de cada versión de un documento, asegurando la trazabilidad y control de cambios.

Este sistema no solo mejora la colaboración, sino que también asegura que la documentación esté validada y autorizada de manera eficiente. Los flujos de trabajo automatizados aseguran que cada documento pase por las etapas de revisión necesarias antes de ser aprobado, lo que minimiza errores y garantiza la conformidad con los requisitos del proyecto.

Control Ordenado y Sistematizado de los Entregables

La configuración de workflows en Project Web App y SharePoint permite que los entregables sean gestionados de manera ordenada. Cada actividad sigue un flujo predefinido que asegura que los productos del proyecto no se entreguen sin pasar por las revisiones y aprobaciones necesarias. Esto garantiza un control riguroso del proyecto y permite cumplir con los estándares de calidad esperados, sin que haya impacto en el alcance, el tiempo o el presupuesto.

Por ejemplo:

• Los entregables se pueden configurar para que, una vez completados, pasen automáticamente a revisión por los interesados o líderes técnicos.
• Una vez revisados, pueden ser aprobados o enviados de nuevo para correcciones, evitando la entrega de productos incompletos o no conformes.
• Toda esta interacción queda registrada, lo que mejora la transparencia y la rendición de cuentas.

Reducción de Impacto en Alcance, Tiempo y Presupuesto

Uno de los mayores beneficios de utilizar un Dashboard conectado a Project Web App es la capacidad de mitigar riesgos y prevenir impactos negativos en el proyecto. Al tener una visión en tiempo real de los recursos, tareas y presupuestos, los PM pueden anticipar problemas antes de que se conviertan en crisis.

Algunas formas en las que el Dashboard y Project Web App ayudan a mantener el proyecto dentro de los parámetros establecidos:

1. Alcance: La visibilidad constante del backlog de trabajo y los cambios en el alcance permite que los PM gestionen solicitudes de cambio de manera eficiente, asegurando que solo se implementen cambios aprobados y justificados.
2. Tiempo: Los flujos de trabajo permiten automatizar aprobaciones y revisiones, lo que acelera los procesos de entrega. Además, la visibilidad en tiempo real de los progresos asegura que se puedan hacer ajustes en los cronogramas de ser necesario, evitando demoras significativas.
3. Presupuesto: El control de los recursos y el reporte de horas permite identificar rápidamente si el proyecto está superando el presupuesto planeado. El PM puede ajustar los recursos o renegociar contratos según sea necesario para mantener el proyecto financieramente viable.

Conclusión

La integración de un Dashboard de Proyectos conectado a Project Web App, utilizando las licencias de Project Plan 3 o Plan 5, ofrece a las empresas una herramienta poderosa para gestionar proyectos de manera colaborativa, ordenada y eficiente. Al centralizar toda la información del proyecto en un solo lugar y vincular la gestión documental con SharePoint, las organizaciones pueden asegurar que los proyectos se desarrollen dentro de los parámetros establecidos de alcance, tiempo y presupuesto, sin perder de vista los detalles operativos o los objetivos estratégicos.

Este enfoque no solo mejora el control y la visibilidad, sino que también promueve una cultura de colaboración y responsabilidad entre los equipos de trabajo, lo que maximiza las posibilidades de éxito del proyecto.