Generalmente, cuando pensamos en la gestión del alcance de un proyecto, lo asociamos con la recopilación de requisitos del producto ¡y asunto acabado! La gestión del alcance implica implementar o ejecutar procesos que tendrán vigencia durante el ciclo de vida del proyecto. Aún siguen teniendo valor todos los preceptos de la sexta edición de la Guía PMBOK emitida por el PMI. Es decir, los procesos, herramientas y metodologías; todo lo anterior según el enfoque de gestión del proyecto, predictivo, adaptativo, iterativo, incremental, ágil o híbrido. La séptima y última versión de la Guía citada, se enfoca en lo siguiente:
- Entrega de valor
- Creación de valor
- Principios que giran alrededor de las personas, la alta tasa de cambio, la incertidumbre, la complejidad, la ambigüedad, los riesgos y la volatilidad en un mundo cada vez más automatizado y globalizado.
En un enfoque Iterativo, se producen ensayos o pruebas de ideas diferentes que permiten aclarar el alcance, el enfoque y los requisitos.
En un enfoque incremental, se desarrollan de forma progresiva, las funciones y características según el beneficio esperado.
El Cliente, en ambos enfoques complementados o híbridos, necesita un método que le produzcan ideas con alta probabilidad de cambio.
Durante ese enfoque iterativo e incremental, se desarrollan ciclos de retroalimentación y adaptación a los cambios que el Cliente requiere y que deben ser factibles.
FUNCIONES, CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIO
CARACTERÍSTICA: Forma parte del producto o servicio. Es lo que el producto o servicio representa o es en sí mismo.
Existen diversas características por servicio o producto. Por ejemplo: un par de zapatos. Cada zapato es un producto. Cada zapato tiene reflejada la marca. La marca es una característica.
FUNCIÓN: Es lo que una parte determinada del producto realiza. Es decir, para qué sirve de forma concreta.
Existen varias funciones por servicio o producto. La función que realizan los zapatos, es proteger los pies al caminar.
BENEFICIO: Es la ventaja que resulta de usar una característica y su función. Es decir, lo que la característica o función hace por el cliente.
Existen varios beneficios por servicio y producto. Los zapatos evitan al cliente molestias al caminar, porque ya no lo hará descalzo ni sufrirá daños en sus pies, y podrá caminar de forma más segura y cómoda.
¿PERO QUÉ SUCEDE REALMENTE AL GESTIONAR EL ALCANCE?
Considerando lo anterior, sin importar el ciclo de vida del proyecto, lo que sucede es una serie de acciones importantes y vitales para el éxito del proyecto:
- Siempre es necesario Planificar cómo se va a determinar el alcance, cómo será dirigido y monitoreado o controlado. La planificación del alcance establece la Línea base del Alcance, la cual será controlada.
- El alcance debe ser definido de forma clara y preciso. Debe ser aprobado de manera formal antes de iniciar la ejecución de los trabajos.
- En un enfoque adaptativo, el alcance se pude definir a un nivel más alto. Puede plasmarse de forma resumida de manera menos formal.
- Los interesados proporcionan los requisitos, además de la persona que asignó el proyecto.
- Recopilar los requisitos toman una cantidad de tiempo considerable y sustancial, a fin de que sean consistentes.
- Evaluar los requisitos permiten compararlos con el caso de negocio, a fin de priorizarlos y clasificarlos. Esto conlleva a establecer con claridad lo que forma o no forma parte del alcance.
- En los enfoques predictivos, se utiliza la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) como herramienta útil para identificar alcance adicional y clarificar el alcance identificado.
- Se puede utilizar una lista de trabajo o ítems pendientes (backlog) en los enfoques adaptativos. También es factible usar alternativas a la EDT, una lista o un mapa mental. La lista de trabajo pendiente (backlog) es una herramienta visual del alcance y de las prioridades del proyecto.
- Revisar de forma constante la ejecución únicamente de todo el trabajo incluido a medida que el proyecto se completa, conforme el plan para la dirección del proyecto.
- No corromper el alcance agregando funcionalidades innecesarias al proyecto (“bañar en oro”).
- Aprobar los cambios necesarios en el alcance, siempre y cuando están relacionados con trabajo no incluido en el Acta de Constitución del proyecto (Project Charter).
- Lo que se incluye y lo que no se incluye en el alcance del proyecto, es determinado de forma constante por el director del proyecto y el equipo del proyecto.
- Durante toda la vida del proyecto, se realiza a lo interno, la verificación de los entregables. Posterior a la verificación de los entregables, ocurre la aceptación de los mismos por parte del Cliente.
EJERCICIOS SENCILLOS
I. La ciudad de Shanghai requiere ampliar 800 kilómetros de las vías del metro principal para conectar el Yang Tse Kian y las zonas rurales asentadas a orillas del río. El enfoque del proyecto seleccionado fue establecido por el director del proyecto para ser ejecutado de forma adaptativa. Lo mejor que el director del proyecto y el equipo del proyecto deberán utilizar como herramienta es:
A. La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
B. La lista de trabajo pendiente asociado al producto (backlog)
C. Un mapa mental o una lista
D. B y C son verdaderas.
II. Lo han designado como director de un proyecto calificado como Volátil, Incierto, Complejo y Ambiguo (VICA). El proyecto consiste en elaborar plataformas digitales que le permitan al Banco Central de China Continental, gestionar y controlar mediante software, las transacciones realizadas a través de criptomonedas a nivel nacional e internacional. El equipo no tiene claro el alcance, por tal razón, y debido a la calificación del proyecto, usted ha decidido un enfoque Iterativo, porque:
A. Se podrán realizar ensayos de ideas diferentes para aclarar el alcance, el enfoque y los requisitos del proyecto.
B. El Cliente le solicitará cambios de forma constante, incluso en etapas avanzadas del proyecto.
C. Deberá reunirse con el patrocinador y el propietario del producto (product owner), pues a ellos les compete de forma exclusiva, definir un alcance claro y preciso.
D. A y B son verdaderas.
III. Se encuentra como director de proyecto, en el proceso de adquirir los recursos humanos del proyecto. Para ello, ha escogido la entrevista personal en la que usted participará. Usted ha formulado a un candidato potencial del equipo del proyecto, en qué consisten las funciones y las características. La respuesta recibida fue:
A. Las funciones representan lo que el producto hará, es decir, para qué sirve concretamente.
B. Las Características es lo que el servicio o producto constituye o es en sí mismo.
C. A y B son correctas.
D. A y B son falsas.
RESPUESTAS
I. “D” Se puede utilizar una lista de trabajo o ítems pendientes (backlog) en los enfoques adaptativos. También es factible usar una lista o un mapa mental. La lista de trabajo pendiente (backlog) es una herramienta visual del alcance y de las prioridades del proyecto.
II. “D” En un enfoque Iterativo, se producen ensayos o pruebas de ideas diferentes que permiten aclarar el alcance, el enfoque y los requisitos. En un enfoque incremental, se desarrollan de forma progresiva, las funciones y características. El Cliente, en ambos enfoques complementados o híbridos, necesita un método que le produzcan ideas con alta probabilidad de cambio.
III. “C” CARACTERÍSTICA: Forma parte del producto o servicio. Es lo que el producto o servicio constituye en sí mismo.
FUNCIÓN: Es lo que una parte determinada del producto realiza. Es decir, para qué sirve de forma concreta.
CONCLUSIÓN
La información inicial sobre los entregables y requisitos, comparados con la información actual, demuestra una apropiada elaboración. La información actual comparada con el caso de negocio, demuestra que el proyecto producirá los resultados y entregables para los cuales fue emprendido el proyecto. Esto se conoce como información evolutiva.
Esperamos que este artículo le sea de valiosa ayuda en su preparación académica y profesional. No olvide dejar sus valiosos comentarios, los que contestaremos sin duda.