PRINCE2 es un planteamiento basado en procesos que se centran en la organización y el control de todo el proyecto, desde el inicio hasta el final. Ello implica que los proyectos se planifican concienzudamente antes de iniciarlos, cada fase del proceso se estructura claramente y los cabos sueltos se atan cuidadosamente cuando el proyecto concluye.

Pero puede que te preguntes qué significa el 2. La metodología PRINCE se desarrolló inicialmente a finales de los 80 para la gestión de proyectos informáticos del gobierno británico. En 1996, un equipo de especialistas en gestión de proyectos y un comité de revisión compuesto por 150 organizaciones públicas y privadas revisaron y actualizaron el planteamiento para que su aplicación se pudiera extender a diferentes sectores. Así fue como nació la metodología innovadora y mejorada PRINCE2.

Los siete principios de PRINCE2

El método PRINCE2 se basa en los siete principios siguientes:

1. Los proyectos han de tener una justificación comercial.

Cada proyecto debe tener una necesidad clara, ventajas realistas definidas por el cliente y una evaluación detallada de los costes.

2. Los equipos deben aprender de cada fase.

Los aprendizajes se buscan y recogen en cada paso del proceso PRINCE2 y, a continuación, se usan para mejorar el trabajo futuro.

3. Las funciones y responsabilidades están claramente definidas.

Todo el mundo debe saber exactamente de qué se ha de encargar, pero también de lo que se ocupan sus compañeros de equipo.

4. El trabajo se planifica en fases.

Los proyectos PRINCE2 se dividen en fases de trabajo concretas, con revisiones periódicas para registrar las lecciones aprendidas y confirmar que el proyecto avanza por el buen camino hacia el cumplimiento de los requisitos.

5. “Gestión por excepción” de los comités del proyecto.

Como los miembros del comité son normalmente ejecutivos senior que carecen de tiempo para gestionar las actividades diarias del proyecto, establecen requisitos de referencia para aspectos como el tiempo, el coste, los riesgos y el alcance; a continuación, delegan la supervisión diaria al gestor de proyectos. El gestor de proyectos tiene la autoridad de devolver al proyecto a la senda marcada en caso de que se atrase o sobrepase el presupuesto. Sin embargo, si surgen problemas que afectan a los requisitos establecidos, es una “excepción”, y el comité del proyecto decide cuál es el mejor modo de proceder.

6. Los equipos se concentran en la calidad constantemente.

Los productos se comprueban constantemente en función de los requisitos por medio del uso de un registro de calidad.

7. El planteamiento se adapta a cada proyecto.

El método PRINCE2 en sí se debe ajustar para adaptarse a las necesidades de cada proyecto, cambiando la cantidad de supervisión y planificación para amoldarse al tamaño del proyecto, la cantidad de personas implicadas en él, etc.

Las siete funciones de PRINCE2

Hay tres funciones principales para PRINCE2: el comité del proyecto, el gestor de proyectos y el equipo del proyecto. No obstante, hay muchas funciones complementarias que ayudan a garantizar el cumplimiento de los requisitos y las normas, y a que el trabajo se lleve a cabo sin contratiempos.

• El cliente es la persona que paga el proyecto que se ha de completar.
• El usuario utilizará los productos del proyecto o se verá afectado por sus resultados. (En algunos proyectos, el cliente y el usuario pueden ser la misma persona).
• El proveedor es un experto en la materia que proporciona el conocimiento necesario para completar el proyecto diseñando o creando el resultado final.
• El gestor de proyectos es el responsable de organizar, planificar y supervisar el trabajo del proyecto. Selecciona y coordina a las personas que realizan las tareas del proyecto, y su cometido es asegurarse de que el trabajo se realice correctamente y a tiempo.
• El equipo del proyecto y el gestor del equipo son los que se ponen manos a la obra y llevan a cabo las tareas del proyecto. Los gestores de equipos supervisan los aspectos detallados del trabajo diario y rinden cuentas directamente al gestor de proyectos.
• El administrador programa las reuniones, mantiene a todo el mundo informado, registra la documentación, etc. En proyectos pequeños, los gestores de proyectos muchas veces asumen esta responsabilidad; pero si hay varios proyectos ejecutándose a la vez o si el proyecto es grande o complicado, se crea normalmente un módulo de asistencia al proyecto para gestionar estos trabajos.

Una de las tres funciones principales, el comité del proyecto, normalmente incluye a varias personas: el cliente (por lo general un ejecutivo senior), el usuario final (o un representante) y el proveedor. Comprueba las garantías del proyecto desde tres perspectivas únicas:

• El cliente garantiza que el proyecto siga siendo viable económicamente, por lo general a través de un análisis de la rentabilidad.
• El usuario garantiza la satisfacción de las necesidades del usuario.
• El proveedor comprueba si el proyecto se encamina hacia una solución realista y práctica.

En algunos proyectos, la garantía PRINCE2 se realiza por medio de un equipo imparcial e independiente.

El proceso de siete fases de PRINCE2

El proceso PRINCE2 se divide en siete (¡sorpresa!) fases:

1. Puesta en marcha del proyecto

• Alguien envía una nueva solicitud de proyecto, denominada encargo del proyecto. El encargo del proyecto es muy breve, solo cubre por qué es necesario el proyecto y qué se conseguirá con él idealmente.
• Alguien evalúa cada encargo de proyecto con el fin de asegurarse de que la empresa es capaz de asumirlo.
• Si se aprueba, la persona que ha iniciado el proyecto envía un briefing más detallado del proyecto, donde se tratan las acciones, los recursos y la mano de obra, entre otros recursos necesarios para ejecutar el proyecto.

2. Dirección del proyecto

• El comité del proyecto revisa y evalúa los briefings del proyecto basándose en la justificación comercial y la viabilidad de otra ronda aprobaciones o denegaciones.
• El comité del proyecto decide qué hay que hacer para organizar y ejecutar cada proyecto aprobado, y qué/cómo se va a delegar al gestor de proyectos.

3. Inicio del proyecto

• El gestor de proyectos crea la documentación de iniciación del proyecto, que incluye un exhaustivo plan de proyecto y los puntos de referencia para seis objetivos de rendimiento: tiempo, coste, calidad, alcance, riesgo y ventajas.
• Los documentos de iniciación se envían al comité del proyecto para su aprobación. Cuando el comité está seguro del plan del proyecto, da su aprobación de nuevo y comienza el trabajo.

4. Control de una fase

• El gestor de proyectos divide el proyecto en “lotes de trabajo” más pequeños y se los pasa a los gestores de equipos y a los propios equipos para que los completen.
• El gestor de proyectos supervisa el progreso de los lotes de trabajo durante cada fase y se ofrece para ayudar a supervisar los obstáculos o corregir los posibles errores, si procede.
• Los gestores de equipos coordinan el trabajo diario detallado y actúan como enlace entre el gestor de proyectos y cada uno de los miembros del equipo, lo que les ayuda a garantizar que todo funciona según lo previsto.

5. Gestión de la entrega de productos

• El gestor de proyectos comprueba el progreso según el briefing del proyecto y se asegura de que los productos cumplan con las expectativas de calidad de PRINCE2.
• El comité del proyecto evalúa los lotes de trabajo finalizados y, o bien los aprueba o bien solicita revisiones o cambios.

6. Gestión de los límites de las fases

• El gestor de proyectos y el comité del proyecto revisan cada fase para asegurarse de que el proyecto progrese según lo previsto y se cumplan sus requisitos garantía.
• En cada revisión, el comité del proyecto decide si continuar con la fase siguiente o abandonar el proyecto por completo.
• Los gestores de proyectos realizan una retrospectiva con el equipo del proyecto para registrar las lecciones aprendidas y mejorar la fase siguiente.

7. Cierre del proyecto

• Cuando finaliza el proyecto, el gestor ata los posibles cabos sueltos, incluida la documentación de PRINCE2, los resultados y la generación de informes.

Tipos de documentación de PRINCE2

Durante las siete fases de PRINCE2, se conservan los registros para mantener la organización de los proyectos y que estos avancen por el buen camino. Estos registros también se utilizan para informar al comité del proyecto, comprobar los productos en función de los requisitos de calidad y mejorar los procesos futuros de trabajo.

• Argumento comercial: descripción detallada de por qué se necesita el proyecto y las ventajas previstas para los usuarios y las empresas.
• Registro de riesgos: aquí se indica la probabilidad y las posibles repercusiones de los riesgos y las oportunidades.
• Registro de calidad: un registro abierto de las comprobaciones de calidad que garantizan que los productos se ajustan a las expectativas.
• Registro de problemas: una lista de problemas y preocupaciones de los miembros del equipo del proyecto.
• Registro de lecciones aprendidas: notas sobre las lecciones aprendidas que se han de aplicar a la fase de trabajo siguiente o a proyectos próximos.
• Registro diario: un diario escrito por el gestor de proyectos en el que se incluyan las actividades y el progreso.