Cuando se produce la corrupción del alcance, el director del proyecto, su equipo de dirección del proyecto y los interesados, tienen su parte de responsabilidad. Considero esto,  porque hay imposiciones que restan autoridad al director del proyecto, independiente de la estructura de organización y su cultura. No obstante, como director del proyecto, la responsabilidad es mayor, y puede al menos librarla, o salir airoso si sus estrategias de planificación son eficientes. Debe gestionar los futuros cambios ante la tasa de incertidumbre y la complejidad del proyecto, así como la ambigüedad. Además, atender la voz del cliente (VOC), si el proyecto es gestionado mediante un enfoque ágil.

Estrategias para planificar la Gestión del Alcance de manera eficaz

• Escribir el alcance de la manera más clara, específica, detallada y muy bien elaborada.
• Establecer una clara conexión entre los procesos de planificación y el negocio. En el artículo anterior, hablamos del Caso de Negocio, el Plan de Negocios, la diferencia entre ellos y su relación estrecha. La Planificación debe estar alineada con los objetivos estratégicos de la organización.
• Considerar siempre los riesgos de elaborar una descripción pobre del alcance. Esto podría evitar costos por reparación de defectos, como también puede evitar costos en de reserva de contingencia y de gestión.
• Evaluar de forma constante los riesgos y los planes de contingencia.
• No permitir cambios sin antes evaluar la necesidad e impacto de los mismos.
• Utilizar las herramientas, procesos y procedimientos adecuados para recopilar los requisitos, y gestionar el alcance.
• Implementar herramientas, procesos y procedimientos para la Planificación de la Gestión del Alcance, que sean novedosas dentro de la organización, siempre y cuando las mismas resulten útiles.

Recordar siempre incluir los elementos clave dentro del Alcance del Proyecto, a saber:

• Alcance del producto
• Alcance del proyecto
• Entregables del proyecto
• Criterios de aceptación
• Lo que no forma parte del proyecto
• Supuestos y Restricciones
• Recordar siempre que el Alcance del Producto y el Alcance del proyecto NO SON LO MISMO.

Usar las Técnicas de recopilación de requisitos o requerimientos, más comunes:

• Entrevistas
• Tormenta de ideas
• Grupos Focales
• Cuestionarios y Encuestas
• Estudios de Benchmarking o estudios comparativos
• Votación
• Diagramas de afinidad
• Mapas mentales
• Análisis de decisión multicriterio
• Técnica de grupo nominal
• Observación
• Facilitación o Talleres facilitados
• Prototipos (Muy usados en la industria del software, arquitectura, construcción, etc.)
• Diagramas de contexto

PASOS PARA DEFINIR O ESCRIBIR EL ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

• Establecer los objetivos del proyecto. Por qué debe realizarse ese proyecto. Qué debemos obtener al finalizar el mismo.
• Fijar metas específicas y claras de lo que necesitamos para lograr los objetivos del paso anterior.
• Simular, hacer escenarios o dramatizar situaciones a fin de conocer eventuales o posibles problemas que se presentarían en el proyecto.

DATOS QUE DEBERÍA REUNIR EL ALCANCE DEL PROYECTO

• Descripción general y breve del proyecto, incluyendo la justificación del proyecto. Es decir, por qué se va a realizar.
• Entregables, haciendo referencia a los objetivos específicos del proyecto respecto a los productos, servicios o resultados.
• Características de los entregables, que se corresponde a lo que se espera del proyecto.
• Criterios de aceptación, que son las condiciones que definen si los productos, resultados o servicios, están listos para ser entregados, o si el proyecto ha sido terminado.
• Restricciones, que son las limitaciones del alcance del proyecto, como el presupuesto, el ambiente organizacional, y la cultura.
• Supuestos, como posibles escenarios que damos por sentados con sus respuestas de planificación.
• Exclusiones, que expresa lo que no va a esperarse del proyecto, o lo que no va a producir o no forma parte del proyecto.

EJEMPLO SENCILLO

El patrocinador de tu organización, ha pactado con su cliente en la ciudad de Kaoshiung, Taipei, un proyecto para la creación de un nuevo sitio web que recopile información en línea de la cantidad de vehículos que transitan por las avenidas principales de la ciudad. El proyecto costará NT 200 000 (doscientos mil dólares taiwaneses).

Observemos en líneas generales, cuál será el alcance principal.

1. ¿Qué necesita el cliente? O bien, ¿Qué le dará el proyecto por los NT 200 000?
2. ¿Cuántas páginas web conformarán el sitio? (Esto lo sabremos a niveles más específicos de detalle).
3. ¿El sitio web será informativo o interactivo?
4. ¿Quién proveerá o está proveyendo o creando el contenido del sitio web?
5. ¿Quién poseerá el código de programación o código fuente? (Esto se relaciona, con derechos de autor).
6. ¿Dónde se aloja o se alojará el sitio web?
7. ¿Quién dará mantenimiento al código fuente o de programación?
8. ¿Quién dará mantenimiento al sitio web?

En líneas generales, cuál será el alcance del producto.

1. ¿Podrá el sitio web ejecutarse en dispositivos móviles, computadoras portátiles o en ordenadores de mesa o computadoras de escritorio?
2. ¿Podrá usarse un lenguaje de inteligencia artificial para soportar todos los tipos de dispositivos?
3. ¿El hardware o infraestructura del cliente es suficiente para este proyecto o requiere adquisiciones para cumplir su objetivo?
4. ¿La resolución de las cámaras y los sensores son lo suficientemente adecuados para recopilar la información en línea del tráfico de vehículos?

El alcance del proyecto comprende todas éstas preguntas, por citar algunas, a fin de comprender mejor el alcance del proyecto entre el patrocinador, el cliente, el director del proyecto, y el equipo de dirección del proyecto.

CONSIDERACIONES IMPORTANTES:

El enunciado del alcance del proyecto:

1. Tomará mucho tiempo desarrollarlo cuando es impulsado por el plan. Es decir, si el ciclo de vida es tradicional o cascada.
2. Tomará menor tiempo desarrollarlo cuando es impulsado por el cambio. Es decir, si el ciclo de vida es adaptativo o ágil. Pese a ello, debe reunir el suficiente nivel de detalle para establecer lo que incluye y lo que no.
3. Será necesario la elaboración progresiva del alcance del producto, mientras se definen los requisitos y el alcance.

EJERCICIO SENCILLO

INDIQUE VERDADERO O FALSO (V o F) SI EL ENUNCIADO, SE CORRESPONDE CON ALCANCE DEL PRODUCTO, O ALCANCE DEL PROYECTO. (Verá la respuesta al final del artículo).

SOLUCIÓN AL EJERCICIO

CONCLUSIÓN

La Planificación de la Gestión del Alcance, reúne un conjunto de procesos cruciales y fundamentales de lo que el proyecto va a producir. De allí, que una adecuada descripción del Enunciado del Alcance del Proyecto, y del Enunciado del Producto, sean determinantes para lograr los objetivos del proyecto.

Recuerde: El Alcance del Proyecto está alineado a los objetivos estratégicos del Negocio. El Acta de Constitución, es una Entrada Clave para este proceso, puesto que contiene el Caso de Negocio, es decir, por qué fue seleccionado el proyecto, y qué beneficios se esperan del mismo.

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