El estándar para la Dirección de proyectos, es la base para entender y comprender dicha dirección y permitir cómo obtener los resultados fijados. El estándar se aplica sin importar el enfoque del proyecto, si es cascada, adaptativo, híbrido, etc. Es por ello que la actual guía modifica el enfoque del estándar en los 8 (ocho) Dominios para la Dirección de Proyectos.

En éste artículo, abordaré el Dominio del Desempeño de los Interesados, cuya función consiste en ocuparse de las actividades y funciones asociadas con los interesados. En la fase de iniciación del proyecto, se identifica y analizan a los interesados del proyecto.  El método de Análisis de Interesados, radica en recopilar y analizar sistemáticamente, toda información cualitativa y cuantitativa con el objetivo de determinar y tener en cuenta sus intereses durante la vida del proyecto, en diferentes fases del mismo.

1           OBJETIVO DEL DOMINIO DEL DESEMPEÑO DE LOS INTERESADOS:

• Relación de trabajo productiva con los interesados durante la vida del proyecto.
• Mantener un Acuerdo de los interesados con los objetivos del proyecto.
• Obtener el apoyo y satisfacción de los interesados. No afectan de forma negativa, los interesados que se oponen al proyecto o a sus entregables, y los que son neutrales.

Las habilidades interpersonales y de liderazgo, garantizan un trabajo eficaz con los interesados, porque un Proyecto puede tener diferentes tipos de Interesados, cuyo poder e intereses pueden cambiar durante todo el proyecto. Además, pueden ser personas internos o externos al proyecto o a la organización.

1.1        INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS

Involucrar a los interesados de manera eficaz, implica aplicar estrategias y medidas que promuevan la participación productiva, principalmente cuando se comienza el proyecto, pero continúa durante toda la vida del proyecto. Estas actividades implican: Identificar, Comprender, Analizar, Priorizar, Involucrar y Monitorear. Realizar tales actividades, garantiza una visión clara, una adecuada alineación con los objetivos, y buenas relaciones dentro del proyecto.

1.1.1        IDENTIFICAR

Esta actividad puede y debe realizarse tan pronto como sea posible, desde las etapas más tempranas del proyecto y antes de formar el equipo de proyecto. Es fácil identificar a los interesados infaltables relacionados de forma directa con el proyecto, como el Patrocinador del proyecto, el Cliente, el equipo de proyecto, usuarios finales, etc. Los que no están relacionados directamente con el proyecto son más difíciles de identificar.

1.1.2        COMPRENDER Y ANALIZAR

El director del proyecto y el equipo de proyecto, una vez tienen identificados a los interesados, tienen la obligación de entender y comprender sus posiciones, acciones y emociones dentro del proyecto. En esto consiste el Análisis, que comprende:

• Poder
• Impacto
• Actitud
• Creencias
• Expectativas
• Grado de Influencia
• Cercanía con el proyecto
• Interés en el proyecto
• Otros aspectos relevantes relacionados con la interacción de los interesados con el proyecto.

1.1.3        PRIORIZAR

Según los resultados de la actividad de Análisis de los interesados, se produce el enfoque en los interesados con mayor poder e interés. Esto ayuda a priorizar el involucramiento, y da lugar a una nueva definición de prioridades, en dependencia de nuevos interesados o nuevos cambios.

1.1.4        INVOLUCRAR

Ésta actividad requiere la aplicación de habilidades blandas, habilidades interpersonales, habilidades de liderazgo, escucha activa, técnicas de resolución de conflictos, métodos de comunicación, tales que permitan el pensamiento crítico.

1.1.1        MONITOREAR

A medida que se identifican nuevos interesados, los interesados cambiarán de actitud o de poder. En ésta actividad, está presente el Análisis de los nuevos interesados y de los existentes, lo que permite evaluar si las estrategias y medidas implementadas son eficaces, y si se requiere ajustarlas.

La conversación frecuente, permite determinar el grado de satisfacción de los interesados y alinear su satisfacción con los entregables del proyecto y la forma en que se dirige el proyecto.  La técnica de la Encuesta, es eficaz y altamente útil cuando se tiene una cantidad considerable de interesados, donde no es posible la conversación frecuente cara a cara para evaluar el grado de satisfacción.

1.2         INTERACCIONES CON OTROS DOMINIOS DE DESEMPEÑO

Gran parte del trabajo del proyecto, gira en torno al involucramiento y comunicación con los interesados.

Éstas son las interacciones con otros Dominios de Desempeño:

• Durante toda la vida del proyecto o en la fase de cierre, los interesados utilizan los entregables del proyecto.
• Los interesados influyen también en el logro de los resultados del proyecto.
• Los interesados definen y priorizan los requisitos y el alcance del equipo de proyecto. Participan y dan forma a la planificación.
• Determinan los criterios de aceptación y calidad de los entregables y los resultados del proyecto.
• Algunos interesados pueden ayudar a reducir la cantidad de incertidumbre en los proyectos. Otros, podrían aumentar la incertidumbre.
• Interesados como Clientes, la alta gerencia, los jefes de la oficina de dirección de proyectos (OPM), o los directores de programas, se centrarán en las mediciones de desempeño del proyecto y los entregables.

1.3         VERIFICACIÓN DE RESULTADOS

Los resultados en el Dominio de Desempeño de los Interesados, mostrados en la tabla, muestra cómo se deben verificar dichos resultados.

CONCLUSIÓN

Recuerda que el Dominio del Desempeño de los interesados, tiene por objetivo: mantener una Relación de trabajo productiva con los interesados durante la vida del proyecto; Mantener un Acuerdo de los interesados con los objetivos del proyecto; Obtener el apoyo y satisfacción de los interesados.

La técnica de la Encuesta, es eficaz y altamente útil cuando se tiene una cantidad considerable de interesados, que no permite la conversación frecuente cara a cara.

El Análisis de Interesados, es un método que consiste en recopilar y analizar de forma sistemática, la información cualitativa y cuantitativa, con el objetivo de determinar y tener en cuenta sus intereses durante la vida del proyecto, en diferentes fases del mismo.

Nos satisface leer sus comentarios para seguir creciendo juntos en esta emocionante profesión.